MÔ TẢ CÔNG VIỆC: THỰC TẬP SINH SALES HÀNH CHÍNH (SALES ADMIN INTERN)

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "hậu phương vững chắc" – vị trí Thực tập sinh Sales Hành chính (Sales Admin Intern). Trong guồng quay hối hả của bộ phận kinh doanh, bạn chính là nhân tố kết nối quan trọng, giữ cho toàn bộ quy trình vận hành từ lúc tiếp cận khách hàng đến khi hoàn tất đơn hàng được diễn ra trơn tru, chuẩn xác và hiệu quả. Sự ngăn nắp trong quản lý hồ sơ, tư duy nhạy bén khi xử lý số liệu Excel và khả năng giao tiếp khéo léo giữa các phòng ban chính là những giá trị cốt lõi bạn sẽ mang lại và đồng thời cũng là kỹ năng bạn sẽ được rèn luyện. Nếu bạn là một bạn trẻ năng động, yêu thích môi trường kinh doanh chuyên nghiệp nhưng muốn bắt đầu từ nền tảng quản trị và vận hành, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Hỗ trợ quy trình bán hàng và quản lý tài liệu thương mại:
- Thực hiện soạn thảo, rà soát và chuẩn bị các văn bản hành chính kinh doanh bao gồm: Báo giá sản phẩm, Hợp đồng mua bán, Đơn đặt hàng (Purchase Order), Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng theo biểu mẫu của công ty dưới sự hướng dẫn của quản lý trực tiếp.
- Tiếp nhận thông tin yêu cầu mua hàng từ đội ngũ nhân viên kinh doanh (Sales Reps), tiến hành kiểm tra tính chính xác của thông tin đơn hàng trước khi chuyển tiếp đến bộ phận kho hoặc bộ phận cung ứng.
- Phân loại, lưu trữ và bảo quản một cách khoa học hệ thống hồ sơ khách hàng, hợp đồng kinh tế, chứng từ giao nhận hàng hóa (cả bản cứng tại văn phòng và bản mềm trên hệ thống dữ liệu đám mây của công ty).
- Theo dõi tiến độ ký kết hợp đồng của khách hàng và đối tác, đôn đốc thu hồi các văn bản gốc còn thiếu để hoàn thiện hồ sơ pháp lý cho mỗi giao dịch.

2. Quản trị dữ liệu hệ thống (CRM/ERP) và báo cáo doanh số:
- Nhập liệu, cập nhật liên tục và chính xác thông tin liên hệ của khách hàng mới, tiến trình tương tác và trạng thái đơn hàng lên hệ thống phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (CRM) hoặc ERP của công ty.
- Hỗ trợ tổng hợp dữ liệu bán hàng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng từ đội ngũ kinh doanh; sử dụng các công cụ tin học văn phòng (đặc biệt là Excel) để xây dựng các bảng biểu báo cáo doanh số sơ bộ.
- Theo dõi và cập nhật bảng báo giá sản phẩm, chính sách chiết khấu, chương trình khuyến mãi mới nhất lên hệ thống chung để đảm bảo toàn bộ đội ngũ Sales luôn tiếp cận được thông tin đồng nhất.
- Hỗ trợ phân tích dữ liệu cơ bản về hành vi mua hàng của khách hàng, các sản phẩm bán chạy để cung cấp thông tin tham khảo cho Trưởng bộ phận trong các cuộc họp chiến lược.

3. Phối hợp liên phòng ban và điều phối giao nhận:
- Làm cầu nối thông tin giữa bộ phận Kinh doanh với các bộ phận liên quan như: Kế toán (đối chiếu công nợ, xuất hóa đơn VAT, xác nhận dòng tiền thanh toán), Logistics/Kho vận (kiểm tra lượng tồn kho, lên lịch trình và theo dõi tiến độ giao hàng cho khách).
- Tiếp nhận các phản hồi, thắc mắc hoặc khiếu nại ban đầu của khách hàng qua điện thoại, email hoặc fanpage; phân loại thông tin và chuyển đến đúng nhân sự có thẩm quyền giải quyết, đồng thời theo dõi sát sao quá trình xử lý cho đến khi khách hàng hài lòng.
- Hỗ trợ chuẩn bị các mẫu sản phẩm gửi tặng hoặc gửi duyệt cho đối tác, theo dõi đơn vị vận chuyển để đảm bảo hàng mẫu đến tay khách hàng đúng hạn và nguyên vẹn.

4. Công tác hành chính nội bộ bộ phận Kinh doanh:
- Thực hiện các công việc hành chính văn phòng hàng ngày của bộ phận Sales như: Đặt mua và quản lý văn phòng phẩm, quản lý tài liệu nội bộ, chuẩn bị phòng họp, tài liệu và trà nước cho các buổi họp tuần/tháng hoặc các buổi tiếp đón đối tác tại văn phòng.
- Hỗ trợ tổ chức các hoạt động nội bộ của phòng Kinh doanh như: Lên kế hoạch cho các chương trình vinh danh cá nhân xuất sắc (Top Sales), hoạt động gắn kết đội ngũ (Team building), chuẩn bị quà sinh nhật cho các thành viên trong nhóm.
- Tham gia dịch thuật các tài liệu giới thiệu sản phẩm (Brochure, Catalogue, Presentation) từ tiếng Anh sang tiếng Việt hoặc ngược lại (nếu có yêu cầu từ công ty đa quốc gia hoặc công ty xuất nhập khẩu).

5. Hỗ trợ các chiến dịch Sales & Marketing:
- Phối hợp với bộ phận Marketing để chuẩn bị các ấn phẩm truyền thông, quà tặng sự kiện phục vụ cho các chiến dịch thúc đẩy bán hàng hoặc hội chợ triển lãm thương mại.
- Hỗ trợ nghiên cứu, tìm kiếm thông tin danh sách khách hàng tiềm năng (Leads) thông qua các kênh online (LinkedIn, Website doanh nghiệp, Danh bạ vàng) theo định hướng từ Trưởng bộ phận.
- Thực hiện các cuộc gọi khảo sát ý kiến khách hàng sau mua hàng (Customer Feedback) để đo lường mức độ hài lòng, từ đó đóng góp ý kiến cải thiện dịch vụ của công ty.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Là sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp các trường Cao đẳng/Đại học chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Kinh tế đối ngoại, Thương mại, Ngoại thương, Marketing, Ngôn ngữ Anh, Hành chính văn phòng hoặc các ngành liên quan khác.
- Có thể làm việc Full-time (từ thứ 2 đến thứ 6 hoặc sáng thứ 7) là một lợi thế lớn. Ưu tiên các ứng viên có thể thực tập tối thiểu từ 3 đến 6 tháng liên tục để đảm bảo hiệu quả công việc và lộ trình đào tạo.
- Không yêu cầu kinh nghiệm chuyên sâu, tuy nhiên ưu tiên những ứng viên từng có kinh nghiệm làm các công việc bán thời gian như: Telesales, Chăm sóc khách hàng, Cộng tác viên bán hàng, Trưởng nhóm/Thành viên Ban chấp hành các Câu lạc bộ sinh viên có kỹ năng tổ chức và làm việc với giấy tờ.

Kỹ năng chuyên môn:
- Thành thạo tin học văn phòng (đặc biệt là kỹ năng sử dụng Microsoft Excel: Sử dụng tốt các hàm tìm kiếm, lọc dữ liệu Vlookup, Hlookup, Pivot Table, IF, Sumif... và thiết kế slide thuyết trình Powerpoint chuyên nghiệp).
- Kỹ năng giao tiếp xuất sắc bằng cả văn bản và lời nói. Có khả năng diễn đạt thông tin một cách mạch lạc, rõ ràng, lịch sự qua Email và Điện thoại với khách hàng cũng như đồng nghiệp.
- Khả năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc khoa học: Biết cách phân loại công việc theo mức độ ưu tiên (Khẩn cấp/Quan trọng) để xử lý nhiều tác vụ cùng lúc mà không bị sót việc.
- Kỹ năng ngoại ngữ: Có khả năng đọc hiểu tài liệu chuyên ngành bằng tiếng Anh (TOEIC từ 650 hoặc IELTS từ 5.5 trở lên là một lợi thế cạnh tranh lớn).

Phẩm chất cá nhân:
- Cực kỳ tỉ mỉ, cẩn thận và có trách nhiệm cao trong công việc: Vì công việc liên quan mật thiết đến số liệu hóa đơn, hợp đồng và thông tin khách hàng nên sự chính xác tuyệt đối là yêu cầu bắt buộc để tránh các sai sót pháp lý hoặc tài chính.
- Thái độ làm việc tích cực, chủ động, không ngại khó và có tinh thần học hỏi cao (Can-do attitude): Luôn sẵn sàng tiếp nhận các nhiệm vụ mới và chủ động đề xuất giải pháp khi gặp khó khăn.
- Khả năng làm việc nhóm tốt và chịu được áp lực công việc: Có tính cách cởi mở, hòa đồng, dễ thích nghi với môi trường làm việc mới và giữ được sự bình tĩnh, chuyên nghiệp khi xử lý các tình huống phát sinh đột xuất.
- Đạo đức nghề nghiệp tốt, trung thực và bảo mật thông tin tuyệt đối: Nghiêm túc tuân thủ các quy định bảo mật thông tin khách hàng cũng như bí mật kinh doanh của doanh nghiệp.

Quyền lợi:
- Trợ cấp thực tập cạnh tranh: Nhận khoản hỗ trợ tài chính hàng tháng xứng đáng với năng lực và thời gian cống hiến (Dao động từ 3.000.000 VNĐ - 5.000.000 VNĐ/tháng) kèm theo hỗ trợ chi phí gửi xe, trà, cà phê miễn phí tại văn phòng.
- Lộ trình đào tạo bài bản và chuyên nghiệp: Được hướng dẫn trực tiếp theo hình thức "Cầm tay chỉ việc" (Mentor 1-1) bởi các anh chị Sales Admin/Sales Manager giàu kinh nghiệm. Bạn sẽ được đào tạo sâu về quy trình vận hành kinh doanh thực tế, kỹ năng sử dụng phần mềm CRM/ERP chuyên dụng, kỹ năng đàm phán và giải quyết vấn đề.
- Cơ hội trở thành nhân viên chính thức: Sau thời gian thực tập từ 3-6 tháng, những ứng viên có biểu hiện xuất sắc và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp sẽ được đánh giá để ký hợp đồng lao động chính thức trước khi tốt nghiệp với mức lương và chế độ đãi ngộ hấp dẫn.
- Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong văn phòng hiện đại, không gian mở sáng tạo, năng động, khuyến khích sự đổi mới và tôn trọng cá tính riêng của mỗi cá nhân.
- Hỗ trợ dấu mộc thực tập: Công ty hỗ trợ cung cấp số liệu thực tế phù hợp (trong phạm vi cho phép) và đóng dấu mộc đỏ xác nhận báo cáo thực tập tốt nghiệp cho sinh viên.
- Chế độ phúc lợi phong phú: Tham gia các buổi liên hoan, sinh nhật tháng, các hoạt động teambuilding, dã ngoại và sự kiện lớn của công ty cùng đội ngũ nhân sự trẻ trung, lầy lội nhưng cực kỳ chuyên nghiệp.

Tags: Thực tập sinh Sales Admin, Tuyển dụng Sales Admin Intern, Thực tập sinh hành chính kinh doanh, Việc làm thực tập sinh kinh doanh, Hỗ trợ kinh doanh, Admin văn phòng kinh doanh, Thực tập sinh CRM, Quản trị văn bản thương mại, Việc làm thực tập sinh Hà Nội/TP.HCM, Cơ hội việc làm sinh viên mới tốt nghiệp.

Từ khoá tìm kiếm:
- Thực tập sinh Sales Admin
- Sales Admin Intern tuyển dụng
- Thực tập sinh Hành chính Kinh doanh
- Tìm việc thực tập sinh Sales Admin
- Tuyển dụng thực tập sinh hỗ trợ kinh doanh
- Thực tập sinh kinh doanh không kinh nghiệm
- Thực tập sinh văn phòng kinh doanh
- Sales Assistant Intern tuyển dụng
- Việc làm thực tập sinh Sales Admin TP.HCM
- Việc làm thực tập sinh Sales Admin Hà Nội

Share