MÔ TẢ CÔNG VIỆC: THỰC TẬP SINH SALES ADMIN (TRỢ LÝ KINH DOANH)

Mô tả công việc:

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "Hậu phương vững chắc" – vị trí Thực tập sinh Sales Admin. Tại đây, bạn không chỉ đơn thuần là một người làm công việc hành chính, mà là "mắt xích vàng" kết nối giữa đội ngũ kinh doanh tiền tuyến và các bộ phận vận hành nội bộ. Bạn là người giữ cho dòng chảy thông tin và quy trình bán hàng luôn thông suốt, chính xác và kịp thời. Sự tỉ mỉ trong quản lý hồ sơ, tư duy nhạy bén khi xử lý số liệu và khả năng điều phối linh hoạt chính là giá trị cốt lõi bạn mang lại cho sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Nếu bạn là một sinh viên năng động, yêu thích lĩnh vực kinh doanh và mong muốn rèn luyện bản thân trong một môi trường chuyên nghiệp, đòi hỏi sự chỉn chu tuyệt đối, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Hỗ trợ Quản lý Hồ sơ & Chứng từ Kinh doanh (Administrative Support):
* Tiếp nhận, kiểm tra và phân loại các yêu cầu đặt hàng từ bộ phận kinh doanh hoặc trực tiếp từ khách hàng.
* Hỗ trợ soạn thảo, chuẩn bị các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động bán hàng như: Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý, báo giá, công văn gửi khách hàng.
* Đảm bảo tính chính xác về mặt pháp lý, chính tả và các điều khoản thương mại (chiết khấu, công nợ, thời gian giao hàng) theo đúng quy định của công ty trước khi chuyển cấp trên phê duyệt.
* Lưu trữ hệ thống hồ sơ khách hàng một cách khoa học (cả file cứng và file mềm), giúp việc tra cứu thông tin diễn ra nhanh chóng khi cần thiết.

2. Quản hành Hệ thống & Dữ liệu (CRM & Data Management):
* Cập nhật thông tin khách hàng mới và quản lý danh sách khách hàng hiện tại trên hệ thống phần mềm quản lý (CRM/ERP).
* Theo dõi tiến độ đơn hàng từ khâu lên đơn, phê duyệt đến khi hàng được xuất kho và giao đến tay khách hàng.
* Kiểm soát số lượng tồn kho ảo và thực tế để kịp thời phản hồi cho nhân viên kinh doanh về khả năng cung ứng hàng hóa.
* Hỗ trợ làm sạch dữ liệu (Data Cleaning), đảm bảo không có sự trùng lặp khách hàng và thông tin liên hệ luôn được cập nhật mới nhất.

3. Điều phối & Kết nối Liên phòng ban (Coordination):
* Đóng vai trò cầu nối thông tin giữa bộ phận Sales với các bộ phận khác như: Kế toán (để đối chiếu công nợ, xuất hóa đơn), Kho vận (để sắp xếp lịch giao hàng), và Marketing (để cập nhật các chương trình khuyến mãi).
* Theo dõi và đôn đốc bộ phận Kế toán thực hiện việc thu hồi công nợ đúng hạn dựa trên các điều khoản hợp đồng đã ký kết.
* Thông báo kịp thời cho nhân viên kinh doanh về các sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển hoặc thay đổi về giá cả/chính sách từ phía công ty.

4. Báo cáo & Phân tích Kinh doanh (Reporting & Analysis):
* Hỗ trợ tổng hợp số liệu bán hàng hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng của từng nhân viên hoặc từng khu vực.
* Lập các báo cáo doanh số, báo cáo tỷ lệ chuyển đổi, hoặc báo cáo về các sản phẩm chủ lực theo yêu cầu của Trưởng bộ phận.
* Sử dụng các công cụ tính toán (Excel/Google Sheets) để trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ, giúp ban lãnh đạo dễ dàng đánh giá hiệu quả kinh doanh.
* Theo dõi KPI của đội ngũ kinh doanh để hỗ trợ việc tính toán hoa hồng hoặc thưởng doanh số định kỳ.

5. Hỗ trợ Chăm sóc Khách hàng (Customer Service Support):
* Tiếp nhận các phản hồi, khiếu nại bước đầu từ khách hàng qua điện thoại, email hoặc các nền tảng mạng xã hội và chuyển thông tin đến đúng bộ phận chức năng xử lý.
* Gửi thông tin về sản phẩm mới, chính sách ưu đãi hoặc quà tặng tri ân khách hàng vào các dịp lễ, Tết.
* Hỗ trợ giải đáp các thắc mắc cơ bản về thủ tục mua hàng, chính sách bảo hành hoặc đổi trả sản phẩm.

---

Yêu cầu và điều kiện:

1. Học vấn & Kinh nghiệm:
* Sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Marketing, Tài chính, Kế toán hoặc các ngành ngôn ngữ/xã hội có định hướng làm việc trong khối kinh doanh.
* Có thể làm việc Full-time (8h30 – 17h30) là một lợi thế lớn, hoặc tối thiểu 4 buổi/tuần.
* Không yêu cầu kinh nghiệm chuyên sâu (sẽ được đào tạo bài bản), tuy nhiên ưu tiên những ứng viên từng tham gia các hoạt động Đoàn/Hội hoặc có kinh nghiệm làm thêm ở vị trí bán hàng, thu ngân, hành chính.

2. Kỹ năng chuyên môn:
* Thành thạo Tin học văn phòng: Đặc biệt là Excel (biết sử dụng các hàm cơ bản như Vlookup, Sumif, Pivot Table là một điểm cộng lớn) và kỹ năng soạn thảo văn bản Word chuẩn chỉ.
* Kỹ năng sắp xếp & Quản lý thời gian: Có khả năng xử lý nhiều luồng công việc cùng lúc (multitasking) mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao.
* Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp tự tin, lịch sự qua điện thoại và email; ngôn từ gãy gọn, rõ ràng.
* Tư duy logic: Có khả năng phân tích số liệu cơ bản và nhìn nhận vấn đề một cách hệ thống.

3. Phẩm chất cá nhân:
* Tỉ mỉ & Cẩn thận: Đây là yêu cầu tiên quyết, vì sai sót trong con số hoặc hợp đồng có thể dẫn đến thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.
* Trung thực & Trách nhiệm: Luôn hoàn thành công việc đúng deadline và có ý thức bảo mật thông tin kinh doanh của công ty.
* Thái độ cầu tiến: Ham học hỏi, không ngại việc khó, sẵn sàng tiếp nhận những nhiệm vụ mới để phát triển bản thân.
* Khả năng chịu áp lực: Giữ được sự bình tĩnh và tập trung khi khối lượng đơn hàng tăng cao vào các mùa cao điểm.

---

Quyền lợi:

* Trợ cấp thực tập: Mức trợ cấp hàng tháng từ 2.000.000đ - 4.000.000đ (tùy năng lực và thời gian làm việc) + Thưởng hiệu quả công việc dựa trên đóng góp cho team Sales.
* Đào tạo chuyên sâu: Được đào tạo bài bản về quy trình vận hành kinh doanh thực tế, cách sử dụng các phần mềm CRM/ERP chuyên nghiệp và kỹ năng soạn thảo văn bản thương mại.
* Lộ trình thăng tiến: Cơ hội trở thành nhân viên chính thức (Sales Admin/Account Executive) sau 3-6 tháng thực tập nếu đạt kết quả xuất sắc.
* Môi trường làm việc: Trẻ trung, năng động, khuyến khích sự sáng tạo và đóng góp ý kiến cá nhân. Văn hóa công ty cởi mở, thường xuyên có các buổi teambuilding, liên hoan hàng tháng.
* Công cụ làm việc: Được cung cấp đầy đủ thiết bị làm việc (máy tính, điện thoại, văn phòng phẩm) và chỗ ngồi làm việc chuyên nghiệp.
* Chứng nhận thực tập: Được hỗ trợ đóng dấu thực tập, cung cấp số liệu và hướng dẫn hoàn thành báo cáo thực tập/khóa luận tốt nghiệp.

---

Cơ hội học tập và phát triển (Phần mở rộng dành cho ứng viên):

Khi tham gia vào chương trình thực tập Sales Admin của chúng tôi, bạn sẽ được trải qua 3 giai đoạn phát triển chính:

* Tháng thứ 1 - Hòa nhập: Bạn sẽ được tìm hiểu về chân dung khách hàng, danh mục sản phẩm và nắm lòng các quy trình phối hợp nội bộ. Đây là lúc bạn rèn luyện kỹ năng quan sát và tính tỉ mỉ.
* Tháng thứ 2 - Thử thách: Bạn bắt đầu trực tiếp xử lý các đơn hàng thật dưới sự giám sát của Mentor. Bạn sẽ học cách giải quyết các xung đột thông tin và quản lý dữ liệu trên hệ thống CRM.
* Tháng thứ 3 - Tự chủ: Bạn được trao quyền điều phối một phần nhỏ trong quy trình kinh doanh, thực hiện các báo cáo phân tích sâu hơn và bắt đầu đưa ra những đề xuất cải tiến quy trình để nâng cao hiệu quả làm việc của team Sales.

Chúng tôi không chỉ tìm một người hỗ trợ, chúng tôi tìm kiếm những đồng đội tương lai. Nếu bạn muốn bắt đầu sự nghiệp trong thế giới kinh doanh bằng một nền tảng vững chắc nhất về quy trình và dữ liệu, đây chính là nơi dành cho bạn.

---

Tags: Thực tập sinh Sales Admin, Trợ lý kinh doanh, Thực tập sinh hành chính kinh doanh, Việc làm Sales Admin, Tuyển dụng thực tập sinh, Sales Admin Intern, Hỗ trợ kinh doanh, Quản lý đơn hàng, Kỹ năng Excel văn phòng, Việc làm sinh viên mới tốt nghiệp, Thực tập sinh kinh tế, CRM Admin Intern.

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển thực tập sinh Sales Admin, Sales Admin là gì, Công việc trợ lý kinh doanh, Thực tập sinh kinh doanh Hà Nội/TP.HCM, Kỹ năng cần có của Sales Admin, Mô tả công việc Sales Admin chi tiết, Thực tập sinh quản trị kinh doanh, Lương Sales Admin mới ra trường, Quy trình quản lý đơn hàng cho Sales Admin, Cách sử dụng CRM trong bán hàng.

---

PHỤ LỤC: TẠI SAO BẠN NÊN CHỌN VỊ TRÍ NÀY? (Dành cho nội bộ tuyển dụng)

*(Phần này giúp tăng chiều sâu cho bài viết, giải thích lý do vị trí này cực kỳ quan trọng đối với công ty)*

Vị trí Sales Admin Intern không chỉ là một công việc hỗ trợ tạm thời mà là "vườn ươm" nhân tài cho bộ máy vận hành của công ty. Trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt, tốc độ phản hồi khách hàng và sự chính xác trong đơn hàng là yếu tố quyết định thắng bại.

1. Sự chuyên nghiệp hóa từ những chi tiết nhỏ: Một Sales Admin giỏi sẽ giúp nhân viên kinh doanh (Sales Rep) giải phóng được 30-40% thời gian làm giấy tờ, từ đó họ có thể tập trung hoàn toàn vào việc gặp gỡ khách hàng và chốt đơn.
2. Quản trị dữ liệu là sức mạnh: Thông qua việc quản lý CRM, thực tập sinh giúp doanh nghiệp không bỏ sót bất kỳ cơ hội kinh doanh nào (Leads) và thấu hiểu hành vi khách hàng thông qua những con số biết nói trong báo cáo.
3. Tối ưu hóa chi phí vận hành: Việc kiểm soát tốt tồn kho và công nợ thông qua vai trò của Sales Admin giúp dòng tiền của công ty luôn lành mạnh, giảm thiểu các rủi ro về thất thoát hoặc nhầm lẫn hàng hóa.

Thông điệp gửi đến ứng viên:
"Đừng coi đây là một công việc giấy tờ. Hãy coi đây là khóa đào tạo thực chiến về cách một bộ máy kinh doanh triệu đô vận hành từ bên trong. Mỗi hợp đồng bạn soạn, mỗi con số bạn nhập đều là một viên gạch xây dựng nên sự thành công chung của cả tập thể."

Share