MÔ TẢ CÔNG VIỆC: THỰC TẬP SINH LỄ TÂN (RECEPTIONIST INTERN)

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Đại sứ trải nghiệm và Gương mặt thương hiệu" – vị trí Thực tập sinh Lễ tân (Receptionist Intern). Bạn chính là điểm chạm đầu tiên, là người tạo ra những ấn tượng tốt đẹp ban đầu vô cùng quan trọng đối với khách hàng, đối tác và ứng viên khi bước chân vào văn phòng của chúng tôi. Không chỉ đơn thuần là người ngồi tại bàn lễ tân, bạn là mắt xích kết nối các luồng thông tin, điều phối không gian sảnh đón tiếp và lan tỏa năng lượng tích cực, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp đến với bên ngoài.

Sự chỉn chu trong tác phong, nụ cười rạng rỡ, tư duy dịch vụ khách hàng (hospitality mindset) và khả năng xử lý tình huống linh hoạt chính là những giá trị cốt lõi bạn sẽ mang lại và đồng thời được rèn luyện tại đây. Nếu bạn là một bạn trẻ năng động, yêu thích giao tiếp, mong muốn học hỏi quy trình vận hành hành chính chuyên nghiệp trong một môi trường công sở hiện đại, năng động và đòi hỏi tiêu chuẩn cao, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Tiếp đón khách hàng và Quản lý sảnh chờ (Guest Welcome & Lobby Management)

* Chào đón khách: Tiếp đón trực tiếp khách hàng, đối tác, ứng viên và các nhà cung cấp đến làm việc tại văn phòng với thái độ niềm nở, lịch sự và chuyên nghiệp theo đúng bộ quy chuẩn dịch vụ của công ty.
* Hướng dẫn và phân luồng: Tìm hiểu nhu cầu của khách, hướng dẫn khách làm thủ tục đăng ký ra vào (nếu có), cung cấp thẻ khách và dẫn khách đến đúng phòng họp hoặc khu vực làm việc của phòng ban liên quan.
* Chăm sóc khách đợi: Chuẩn bị và phục vụ nước uống (trà, cà phê, nước lọc) cho khách trong thời gian chờ đợi; chủ động hỏi han và thông báo cho nhân sự liên quan ra tiếp đón để giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách.
* Duy trì mỹ quan khu vực sảnh: Giám sát và đảm bảo khu vực quầy lễ tân, sảnh chờ luôn sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp, thơm tho; tài liệu quảng cáo (brochure, catalogue) được sắp xếp ngay ngắn; các thiết bị tại sảnh (màn hình tivi, máy lọc nước, cây xanh) hoạt động tốt.

2. Tiếp nhận và Điều phối cuộc gọi (Inbound Call Handling & Directory Management)

* Trực tổng đài điện thoại: Tiếp nhận toàn bộ các cuộc gọi đến tổng đài chính của công ty một cách nhanh chóng (trong vòng 3 tiếng chuông), sử dụng đúng mẫu câu chào tiêu chuẩn của doanh nghiệp.
* Sàng lọc và chuyển cuộc gọi: Lắng nghe nhu cầu của người gọi, sàng lọc thông tin và chuyển cuộc gọi đến đúng cá nhân/phòng ban chịu trách nhiệm một cách chính xác.
* Ghi nhận lời nhắn: Trong trường hợp nhân sự liên quan vắng mặt, thực hiện ghi chép lại lời nhắn đầy đủ (tên người gọi, số điện thoại, nội dung, thời gian) và chuyển thông tin qua email/tin nhắn cho nhân sự đó ngay lập tức.
* Cập nhật danh bạ: Hỗ trợ cập nhật định kỳ danh bạ điện thoại nội bộ của công ty để đảm bảo việc kết nối luôn thông suốt và nhanh chóng.

3. Quản lý Thư tín, Bưu phẩm và Logistics văn phòng (Mail & Courier Logistics)

* Tiếp nhận bưu phẩm đến: Nhận, phân loại toàn bộ thư từ, công văn, bưu phẩm, hàng hóa ký gửi từ các đơn vị vận chuyển (Grab, Be, bưu điện, chuyển phát nhanh...).
* Ghi chép sổ sách: Cập nhật thông tin chi tiết các bưu phẩm nhận được vào file theo dõi trực tuyến (gồm ngày nhận, người gửi, người nhận, tình trạng bưu phẩm, đơn vị giao hàng).
* Phân phối bưu phẩm: Thông báo bằng email hoặc tin nhắn nội bộ cho nhân sự nhận hàng ra nhận, hoặc trực tiếp chuyển đến bàn làm việc của các phòng ban đối với các thư từ/tài liệu mật, khẩn cấp.
* Xử lý thư tín đi: Hỗ trợ các phòng ban đóng gói thư từ, cân ký, dán nhãn, liên hệ với các đơn vị vận chuyển để gửi tài liệu/bưu phẩm đi; theo dõi mã vận đơn (tracking number) để đảm bảo bư phẩm đến tay người nhận an toàn và đúng hạn.

4. Quản lý và Điều phối Phòng họp (Meeting Room Coordination)

* Quản lý lịch đặt phòng: Tiếp nhận yêu cầu đặt phòng họp từ các phòng ban thông qua hệ thống phần mềm (Google Calendar, Microsoft Outlook...); điều phối lịch họp hợp lý, tránh tình trạng trùng lịch hoặc lãng phí không gian.
* Kiểm tra thiết bị phòng họp: Trước mỗi cuộc họp quan trọng, phối hợp với bộ phận IT để kiểm tra các trang thiết bị (máy chiếu, màn hình TV, micro, loa, kết nối wifi, bút viết bảng, bảng trắng) đảm bảo mọi thứ hoạt động hoàn hảo.
* Set-up phòng họp: Chuẩn bị nước uống, ly, khăn giấy, tài liệu (nếu có yêu cầu từ ban tổ chức cuộc họp).
* Khôi phục hiện trạng: Sau khi cuộc họp kết thúc, dọn dẹp ly nước, lau bảng, xếp lại ghế, tắt các thiết bị điện và thông báo cho bộ phận tạp vụ lau dọn để sẵn sàng cho cuộc họp tiếp theo.

5. Hỗ trợ công tác Hành chính & Nhân sự (Admin & HR Support)

* Cấp phát văn phòng phẩm: Quản lý kho văn phòng phẩm dùng chung tại khu vực lễ tân (bút, giấy in, kẹp bướm, sổ tay...); tiếp nhận yêu cầu cấp phát từ nhân viên và thực hiện phân phát; theo dõi số lượng tồn kho để lập kế hoạch mua sắm bổ sung định kỳ hàng tháng.
* Hỗ trợ tuyển dụng: Đón tiếp ứng viên đến phỏng vấn, phát form thông tin ứng viên, hướng dẫn ứng viên làm bài test (nếu có) và dẫn ứng viên vào phòng phỏng vấn gặp HR.
* Hỗ trợ sự kiện nội bộ: Tham gia cùng ban nhân sự (HR) và công đoàn trong việc chuẩn bị, trang trí văn phòng vào các dịp lễ lớn (Tết, Trung Thu, Giáng Sinh, 8/3, 20/10...) và hỗ trợ hậu cần cho các sự kiện nội bộ (sinh nhật tháng, teambuilding, town hall).
* Soạn thảo văn bản: Hỗ trợ soạn thảo, in ấn, photo, scan và lưu trữ các văn bản, quyết định hành chính, tờ trình hoặc hợp đồng đơn giản theo hướng dẫn của quản lý trực tiếp.

6. Báo cáo định kỳ và Cải tiến quy trình (Reporting & Continuous Improvement)

* Báo cáo chi phí: Tổng hợp hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí chuyển phát nhanh, chi phí nước uống cho khách, chi phí mua sắm văn phòng phẩm gửi cho bộ phận kế toán/hành chính đối chiếu hàng tháng.
* Báo cáo lượng khách: Thống kê số lượng khách hàng, đối tác đến làm việc tại văn phòng theo tuần/tháng để đánh giá hiệu suất sử dụng phòng họp và không gian sảnh.
* Đóng góp ý kiến: Chủ động đề xuất các giải pháp tối ưu hóa quy trình đón tiếp khách, cải thiện không gian sảnh chờ hoặc tối giản hóa quy trình giao nhận bưu phẩm để nâng cao trải nghiệm của mọi người khi đến văn phòng.

---

Yêu cầu và điều kiện

1. Học vấn và Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp các trường Cao đẳng, Đại học chuyên ngành: Quản trị Khách sạn, Du lịch, Quản trị Kinh doanh, Ngôn ngữ Anh/Hàn/Trung, Quan hệ Công chúng, Hành chính văn phòng hoặc các ngành dịch vụ liên quan.
* Kinh nghiệm: Không yêu cầu kinh nghiệm thực tế (sẽ được đào tạo bài bản từ đầu). Tuy nhiên, những ứng viên từng có kinh nghiệm làm part-time tại các vị trí như: Lễ tân khách sạn/phòng gym, nhân viên phục vụ, chăm sóc khách hàng, telesales, MC, hoặc hoạt động năng nổ trong các câu lạc bộ trường là một lợi thế lớn.
* Thời gian thực tập: Cam kết thực tập tối thiểu từ 3 tháng trở lên. Ưu tiên các ứng viên có thể làm việc full-time (từ thứ 2 đến thứ 6, 8:00 - 17:30) hoặc tối thiểu 4 ngày/tuần (8 buổi/tuần).

2. Kỹ năng chuyên môn

* Khả năng giao tiếp xuất sắc: Giọng nói truyền cảm, rõ ràng, không nói ngọng, không nói lắp, không sử dụng khẩu ngữ địa phương quá nặng. Cách diễn đạt gãy gọn, tự tin và có tính thuyết phục cao.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản đến khá (có khả năng chào hỏi, tiếp đón khách nước ngoài trực tiếp, chuyển cuộc gọi bằng tiếng Anh, viết email cơ bản). Biết thêm các ngoại ngữ khác như tiếng Trung, Hàn, Nhật là một điểm cộng lớn.
* Kỹ năng tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo bộ công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint) và Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Forms, Calendar) để làm báo cáo, lưu trữ dữ liệu.
* Kỹ năng tổ chức và đa nhiệm: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, biết cách ưu tiên việc quan trọng, giữ được sự bình tĩnh và quản lý thời gian tốt khi phải xử lý nhiều việc cùng lúc (vừa nghe điện thoại, vừa tiếp khách trực tiếp, vừa ký nhận bưu phẩm).

3. Phẩm chất cá nhân và Diện mạo bên ngoài

* Diện mạo chỉn chu: Ngoại hình sáng, cân đối, ưa nhìn. Tác phong ăn mặc chuyên nghiệp, lịch sự (luôn mặc đồng phục hoặc trang phục công sở lịch sự theo quy định). Tóc tai gọn gàng, trang điểm nhẹ nhàng khi đi làm.
* Thái độ "Smile-first" (Nụ cười đi trước): Luôn duy trì thái độ tích cực, niềm nở, hiếu khách và sẵn sàng hỗ trợ người khác (hospitable attitude). Có khả năng kiểm soát cảm xúc tốt, luôn giữ nụ cười và sự lịch thiệp trong mọi tình huống, ngay cả khi gặp khách hàng khó tính.
* Tỉ mỉ và cẩn thận: Chú ý đến từng chi tiết nhỏ (từ việc xếp chiếc ly nước thẳng hàng, phát hiện vết bẩn trên bàn chờ, cho đến việc ghi nhận đúng tên từng người nhận bưu phẩm).
* Bảo mật thông tin: Có ý thức bảo mật thông tin cao, tuyệt đối không tiết lộ thông tin khách hàng, lịch trình của ban lãnh đạo hoặc các tài liệu mật của công ty ra bên ngoài.
* Tinh thần học hỏi nhanh: Chủ động, không ngại việc, có tinh thần trách nhiệm cao đối với các công việc được giao và có tư duy cầu thị khi nhận ý kiến đóng góp từ quản lý.

---

Quyền lợi được hưởng

* Trợ cấp thực tập hấp dẫn: Hỗ trợ chi phí thực tập hàng tháng (từ 3.000.000đ - 5.000.000đ/tháng tùy theo năng lực và thời gian làm việc thực tế) + Hỗ trợ chi phí gửi xe tại tòa nhà.
* Cơ hội thăng tiến rộng mở: Sau quá trình thực tập 3 tháng, những thực tập sinh xuất sắc, có thái độ và năng lực tốt sẽ được ưu tiên xem xét chuyển lên làm Nhân viên chính thức (Full-time) với đầy đủ chế độ BHXH, BHYT.
* Được đào tạo bài bản (On-the-job training): Được hướng dẫn trực tiếp 1-1 bởi Trưởng bộ phận Hành chính hoặc Lễ tân kỳ cựu về:
* Quy chuẩn giao tiếp thương mại và đón tiếp VIP.
* Kỹ năng xử lý khủng hoảng truyền thông/khách hàng phàn nàn tại quầy.
* Kỹ năng quản lý thời gian và vận hành văn phòng chuyên nghiệp.
* Sử dụng các phần mềm quản lý nội bộ tân tiến.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng hạng A hiện đại, không gian mở, trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại. Đồng nghiệp thân thiện, trẻ trung, năng động, văn hóa công ty đề cao sự tôn trọng và phát triển cá nhân.
* Hỗ trợ đóng dấu mộc thực tập: Công ty hỗ trợ cung cấp tài liệu, hướng dẫn và đóng dấu xác nhận thực tập (mộc đỏ) cho báo cáo tốt nghiệp/luận văn tốt nghiệp của sinh viên.
* Đãi ngộ nội bộ phong phú: Được tham gia vào toàn bộ các hoạt động văn hóa, teambuilding, tiệc sinh nhật tháng, happy hour (chiều thứ 6 hàng tuần), các câu lạc bộ thể thao/nghệ thuật của công ty.
* Mở rộng mối quan hệ: Cơ hội tiếp xúc, làm việc trực tiếp với nhiều khách hàng VIP, đối tác lớn, nhân sự cấp cao trong và ngoài nước, giúp tích lũy mạng lưới quan hệ (networking) cực kỳ giá trị cho sự nghiệp tương lai.

---

Tags

Thực tập sinh lễ tân, Tuyển dụng lễ tân văn phòng, Receptionist Intern, Thực tập sinh hành chính, Việc làm lễ tân Hà Nội, Việc làm lễ tân TP.HCM, Thực tập sinh Front Office, Lễ tân tòa nhà, Thực tập sinh dịch vụ khách hàng, Cơ hội việc làm sinh viên, Thực tập sinh admin, Gương mặt thương hiệu văn phòng, Việc làm ngành nhà hàng khách sạn, Thực tập sinh không kinh nghiệm.

---

Từ khoá tìm kiếm

Thực tập sinh lễ tân, Receptionist Intern, Thực tập sinh hành chính lễ tân, Tuyển dụng lễ tân không kinh nghiệm, Thực tập sinh hành chính nhân sự, Việc làm lễ tân part-time, Thực tập sinh lễ tân tòa nhà, Tuyển dụng thực tập sinh lễ tân văn phòng, Thực tập sinh lễ tân khách sạn, Lễ tân văn phòng hạng A, Cộng tác viên lễ tân, Việc làm sinh viên năm cuối, Thực tập sinh đóng dấu mộc, Đào tạo kỹ năng lễ tân chuyên nghiệp.

Share