MÔ TẢ CÔNG VIỆC: THỰC TẬP SINH BỘ PHẬN TIỀN SẢNH (FRONT OFFICE INTERN)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm những "đại sứ thương hiệu" tương lai – vị trí Thực tập sinh Bộ phận Tiền sảnh (Front Office Intern). Tại một khách sạn/resort tiêu chuẩn quốc tế, Bộ phận Tiền sảnh không chỉ là nơi làm thủ tục nhận - trả phòng, mà chính là "trái tim" của mọi hoạt động vận hành, là điểm chạm đầu tiên và cuối cùng khắc ghi ấn tượng trong lòng khách hàng.

Với vai trò là một Thực tập sinh Tiền sảnh, bạn chính là người kết nối ước mơ dịch vụ xuất sắc với thực tế trải nghiệm của khách lưu trú. Bạn sẽ được nhúng mình vào môi trường dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp, học hỏi từ các chuyên gia trong ngành, và trực tiếp tham gia vào quy trình vận hành tiêu chuẩn 5 sao. Sự rạng rỡ trong nụ cười, sự tinh tế trong giao tiếp, tư duy xử lý tình huống nhanh nhạy và khát khao mang lại niềm vui cho người khác chính là những giá trị cốt lõi chúng tôi tìm kiếm ở bạn. Nếu bạn là một sinh viên năng động, đam mê ngành Quản trị Khách sạn - Dịch vụ và muốn xây dựng một bệ phóng sự nghiệp vững chắc, chúng tôi nồng nhiệt chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Đón tiếp và Chăm sóc Khách hàng (Guest Reception & Relations)

* Chào đón khách hàng: Chủ động chào hỏi khách hàng ngay khi họ bước vào sảnh khách sạn với thái độ nồng ấm, chuyên nghiệp và thân thiện theo đúng tiêu chuẩn thương hiệu (Brand Standards).
* Hỗ trợ thông tin: Cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ về các dịch vụ của khách sạn (nhà hàng, spa, hồ bơi, phòng gym, các chương trình khuyến mãi) cũng như các điểm du lịch địa phương, phương tiện di chuyển, bản đồ thành phố cho khách.
* Nhận diện khách hàng thân thiết: Học cách ghi nhớ tên khách, nhận diện các khách hàng VIP, khách hàng trung thành (Loyalty Members) để áp dụng quy trình đón tiếp đặc biệt và cá nhân hóa trải nghiệm của họ.
* Hộ tống khách (Room Escort): Thực hiện quy trình đưa khách lên phòng, giới thiệu các trang thiết bị trong phòng, cách sử dụng hệ thống điều hòa, tivi, két sắt, minibar và các lối thoát hiểm an toàn.

2. Nghiệp vụ Lễ tân & Vận hành Hệ thống (Front Desk & System Operations)

* Thực hiện quy trình Nhận phòng (Check-in):
* Kiểm tra thông tin đặt phòng (Reservation) trên hệ thống quản lý khách sạn (PMS - Property Management System như Opera, Smile, Fidelio...).
* Yêu cầu khách xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ (Hộ chiếu, CCCD) để tiến hành quét/nhập thông tin đăng ký lưu trú theo đúng quy định của pháp luật.
* Xác nhận phương thức thanh toán (Tiền mặt, Thẻ tín dụng, Chuyển khoản hoặc Bảo lãnh thanh toán từ công ty).
* Cấp phát chìa khóa phòng và hướng dẫn khách các thông tin cơ bản về bữa sáng và dịch vụ đi kèm.
* Thực hiện quy trình Trả phòng (Check-out):
* Xác nhận số phòng khách yêu cầu trả, liên hệ bộ phận Buồng phòng (Housekeeping) kiểm tra minibar và tình trạng phòng.
* Tổng hợp các chi phí phát sinh của khách trong suốt thời gian lưu trú (tiền phòng, ẩm thực, giặt là, spa, v.v.).
* Xuất hóa đơn, giải thích rõ ràng các khoản phí cho khách và tiến hành thanh toán một cách chính xác, nhanh chóng.
* Thu lại chìa khóa phòng, khảo sát nhanh mức độ hài lòng của khách về kỳ nghỉ và tiễn khách ra xe với lời chúc thượng lộ bình an.
* Kiểm soát quỹ tiền mặt (Cashiering): Chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt cá nhân (Float money) được giao trong ca làm việc, thực hiện thu đổi ngoại tệ cho khách theo đúng tỷ giá quy định và bàn giao quỹ chính xác khi kết thúc ca.

3. Dịch vụ Tổng đài & Thông tin Liên lạc (Guest Service Center / Telephone Operator)

* Tiếp nhận cuộc gọi: Trả lời toàn bộ các cuộc gọi từ bên ngoài và từ các phòng khách nội bộ theo đúng tiêu chuẩn đàm thoại (telephone etiquette) trong vòng 3 tiếng chuông.
* Chuyển kết nối: Chuyển cuộc gọi đến các phòng ban liên quan (Buồng phòng, Kỹ thuật, Nhà hàng, Kinh doanh...) hoặc chuyển máy vào phòng khách một cách chính xác.
* Ghi nhận yêu cầu (Order Taking): Ghi chép cẩn thận các yêu cầu của khách (như yêu cầu thêm khăn, dọn phòng, đặt bàn ăn, báo thức buổi sáng - Wake-up call) và cập nhật ngay lên hệ thống điều phối nội bộ (như HotSOS, FCS...) để các bộ phận thực hiện.
* Xử lý tin nhắn: Tiếp nhận và chuyển giao các tin nhắn, bưu phẩm, thư từ gửi cho khách lưu trú một cách bảo mật và nhanh chóng.

4. Dịch vụ Hỗ trợ Khách hàng & Hành lý (Concierge & Bell Service)

* Hỗ trợ hành lý: Phối hợp với nhân viên Hành lý (Bellperson) để hỗ trợ khách vận chuyển hành lý khi check-in, check-out hoặc gửi hành lý ký gửi tại kho của khách sạn.
* Điều phối xe: Hỗ trợ khách đặt xe taxi, xe công nghệ, xe đưa đón sân bay của khách sạn hoặc các dịch vụ cho thuê xe tự lái/có tài xế.
* Đặt dịch vụ ngoài: Giúp khách đặt bàn tại các nhà hàng nổi tiếng ngoài khách sạn, đặt vé xem show diễn, vé máy bay, tour du lịch nội địa theo yêu cầu cá nhân của khách.

5. Giải quyết Khiếu nại & Quản lý Tình huống (Complaint Handling & Problem Solving)

* Lắng nghe tích cực: Tiếp nhận các ý kiến đóng góp, phàn nàn của khách hàng về dịch vụ hoặc trang thiết bị với thái độ đồng cảm, cầu thị và không tranh cãi.
* Xử lý sự cố sơ cấp: Học cách áp dụng quy trình "LEARN" (Listen - Empathize - Apologize - React - Notify) để giải quyết ngay các vấn đề đơn giản trong thẩm quyền (ví dụ: đổi phòng do điều hòa hỏng, bổ sung đồ dùng bị thiếu).
* Báo cáo cấp trên: Đối với các khiếu nại phức tạp hoặc nghiêm trọng, nhanh chóng báo cáo lên Giám sát ca (Shift Leader) hoặc Trợ lý Trưởng bộ phận (Duty Manager) để được can thiệp kịp thời, đảm bảo không để khách rời đi trong sự không hài lòng.

6. Báo cáo, Giao ca & Công tác Hành chính (Reporting & Administration)

* Bàn giao ca (Shift Handover): Tham gia buổi họp giao ca (Briefing) đầu ca để nắm bắt thông tin về công suất phòng, danh sách khách VIP, khách đoàn (Group), các sự kiện diễn ra trong ngày và các lưu ý đặc biệt. Ghi chép sổ bàn giao ca (Logbook) đầy đủ trước khi ra về.
* Quản lý hồ sơ khách hàng: Cập nhật thông tin chi tiết của khách hàng vào hồ sơ hệ thống (Guest Profile) bao gồm sở thích cá nhân, dị ứng thực phẩm, các yêu cầu đặc biệt để chuẩn bị tốt hơn cho những lần lưu trú sau.
* Giữ gìn vệ sinh khu vực sảnh: Đảm bảo khu vực quầy lễ tân, quầy concierge và sảnh chờ luôn gọn gàng, sạch sẽ, đầy đủ các biểu mẫu, bút viết, nước rửa tay và các vật phẩm tiếp khách theo đúng tiêu chuẩn thẩm mỹ.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Đối tượng: Sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp chuyên ngành: Quản trị Khách sạn, Quản trị Dịch vụ Du lịch & Lữ hành, Ngoại ngữ (Anh, Hàn, Trung, Nhật...), Đông phương học, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành dịch vụ liên quan.
* Thời gian thực tập: Cam kết thực tập tối thiểu từ 03 đến 06 tháng. Khả năng làm việc theo ca (bao gồm ca sáng, ca chiều, cuối tuần và các ngày Lễ/Tết).
* Kinh nghiệm: Không yêu cầu kinh nghiệm thực tế (khách sạn sẽ đào tạo từ đầu). Tuy nhiên, có kinh nghiệm làm thêm trong lĩnh vực F&B, dịch vụ khách hàng, telesales hoặc từng tham gia các hoạt động ngoại khóa là một lợi thế lớn.

Kỹ năng chuyên môn & Kỹ năng mềm:

* Ngoại ngữ:
* Tiếng Anh giao tiếp lưu loát (tương đương IELTS 5.5, TOEIC 650 trở lên hoặc có khả năng phản xạ nghe nói tốt trong môi trường quốc tế).
* Ưu tiên ứng viên biết thêm ngoại ngữ thứ hai (Tiếng Trung, Tiếng Hàn, Tiếng Nhật, Tiếng Nga, Tiếng Pháp...).
* Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp mạch lạc, giọng nói dễ nghe (không nói ngọng, nói lắp, không sử dụng từ địa phương nặng). Khả năng lắng nghe chủ động và thấu hiểu tâm lý khách hàng.
* Kỹ năng công nghệ: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng cơ bản (Word, Excel, Outlook). Có tư duy nhanh nhạy để tiếp thu và thao tác trên phần mềm quản lý khách sạn (PMS).
* Kỹ năng xử lý tình huống: Khả năng giữ bình tĩnh dưới áp lực công việc cao, tư duy logic và linh hoạt khi giải quyết các yêu cầu phát sinh từ khách hàng.

Phẩm chất cá nhân:

* Tác phong chuyên nghiệp: Diện mạo sáng sủa, thanh lịch. Chiều cao cân đối là một lợi thế (Nữ từ 1m58, Nam từ 1m68 trở lên). Luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về đồng phục, trang điểm (đối với nữ), tóc tai gọn gàng khi làm việc.
* Thái độ dịch vụ (Service Mindset): Luôn đặt khách hàng làm trung tâm, có lòng hiếu khách tự nhiên (hospitality gene), đam mê mang lại niềm vui cho người khác.
* Tính kỷ luật và trung thực: Đi làm đúng giờ, tuân thủ nội quy lao động của khách sạn. Trung thực tuyệt đối trong việc quản lý tài chính và thông tin bảo mật của khách hàng.
* Tinh thần đồng đội (Teamwork): Sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp trong bộ phận cũng như phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác (Buồng phòng, F&B, Bảo vệ) để hoàn thành mục tiêu chung.
* Sức khỏe tốt: Có khả năng đứng làm việc liên tục trong ca trực (khoảng 8 tiếng) và có năng lượng tích cực, bền bỉ.

---

Quyền lợi:

* Hỗ trợ tài chính (Stipend): Nhận khoản hỗ trợ chi phí thực tập hàng tháng (theo chính sách của khách sạn) + Thưởng phí dịch vụ (Service Charge) hàng tháng dựa trên công suất phòng (nếu có).
* Đào tạo chuyên nghiệp: Được đào tạo bài bản, chuyên sâu theo tiêu chuẩn SOP (Standard Operating Procedure) quốc tế về nghiệp vụ Lễ tân, kỹ năng giao tiếp, sử dụng phần mềm Opera/Smile, kỹ năng giải quyết khiếu nại.
* Bữa ăn & Đồng phục: Được cung cấp bữa ăn miễn phí theo ca làm việc tại nhà ăn nhân viên (Canteen). Được cấp phát và giặt là đồng phục làm việc miễn phí.
* Môi trường làm việc: Cơ hội trải nghiệm môi trường làm việc đẳng cấp 4-5 sao, đa văn hóa, tiếp xúc với khách hàng đến từ nhiều quốc gia trên thế giới, giúp nâng cao vượt bậc kỹ năng ngoại ngữ.
* Cơ hội nghề nghiệp:
* Nhận chứng chỉ hoàn thành thực tập (Internship Certificate) có xác nhận của Ban Giám đốc Khách sạn – tấm vé thông hành danh giá cho sự nghiệp sau này.
* Cơ hội được xem xét tuyển dụng làm nhân viên chính thức (Full-time employee) ngay sau khi kết thúc kỳ thực tập nếu có thể hiện xuất sắc và khách sạn có định biên nhân sự.
* Hoạt động nội bộ: Được tham gia các hoạt động đào tạo chung của khách sạn, các sự kiện nội bộ dành cho nhân viên (Staff Party, Team Building, các giải thể thao...).
* Báo cáo thực tập: Được hỗ trợ đóng dấu báo cáo thực tập, cung cấp số liệu thực tế (trong phạm vi cho phép) và được hướng dẫn bởi các quản lý giàu kinh nghiệm để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp đạt kết quả cao.

---

Tags:

Thực tập sinh Lễ tân, Thực tập sinh Tiền sảnh, Tuyển dụng Front Office Intern, Việc làm khách sạn 5 sao, Thực tập sinh ngành Khách sạn, Receptionist Intern, Guest Relations Intern, Bellman Intern, Việc làm Lễ tân khách sạn, Khóa thực tập sinh du lịch dịch vụ, Thực tập sinh bộ phận FO.

---

Từ khoá tìm kiếm:

Thực tập sinh lễ tân khách sạn, tuyển dụng thực tập sinh tiền sảnh, front office intern recruitment, thực tập sinh khách sạn 5 sao tphcm, thực tập sinh lễ tân hà nội, hospitality internship, tuyển dụng lễ tân không kinh nghiệm, việc làm bộ phận tiền sảnh, thực tập sinh chăm sóc khách hàng khách sạn, guest service agent intern.

Share