MÔ TẢ CÔNG VIỆC: THỰC TẬP SINH FRONT OFFICE (BỘ PHẬN TIỀN SẢNH)

TỔNG QUAN VAI TRÒ

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Đại sứ của những ấn tượng đầu tiên" – vị trí Thực tập sinh Bộ phận Tiền sảnh (Front Office Intern). Tại đây, bạn không chỉ đơn thuần là người làm nhiệm vụ đón tiếp, mà là "trạm kết nối" quan trọng nhất giữa khách hàng và các dịch vụ đẳng cấp của chúng tôi. Bạn chính là gương mặt đại diện, người đầu tiên chào đón khách bằng nụ cười rạng rỡ và cũng là người cuối cùng gửi lời chào tạm biệt lưu luyến khi khách rời đi.

Sự tinh tế trong giao tiếp, tư duy xử lý tình huống linh hoạt, sự chỉn chu trong tác phong và khát khao mang lại trải nghiệm dịch vụ xuất sắc chính là những giá trị cốt lõi mà chúng tôi tìm kiếm ở bạn. Chương trình thực tập này được thiết kế đặc biệt nhằm giúp bạn chuyển hóa những kiến thức học thuật trên giảng đường thành kỹ năng thực tế chuyên sâu trong môi trường dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp, chuẩn quốc tế. Nếu bạn là một người năng động, yêu thích giao tiếp xã hội, mong muốn thử thách bản thân trong một môi trường năng động và có lộ trình thăng tiến rõ ràng, chúng tôi vô cùng chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Vận hành quy trình đón tiếp và thực hiện thủ tục nhận/trả phòng (Check-in/Check-out)

* Đón tiếp khách hàng: Chủ động chào đón khách ngay khi họ bước chân vào tiền sảnh với thái độ thân thiện, lịch sự và chuyên nghiệp theo đúng tiêu chuẩn thương hiệu. Hỗ trợ hướng dẫn khách đến khu vực quầy lễ tân hoặc khu vực chờ.
* Thực hiện thủ tục nhận phòng (Check-in):
* Yêu cầu khách xuất trình giấy tờ tùy thân (CCCD/Hộ chiếu) và thực hiện việc quét, lưu trữ thông tin theo đúng quy định pháp luật.
* Kiểm tra thông tin đặt phòng trên hệ thống quản lý (PMS - Property Management System) như Opera, Smile... xác nhận lại loại phòng, thời gian lưu trú, các dịch vụ đi kèm và phương thức thanh toán với khách.
* Cung cấp thông tin chi tiết về tiện ích của khách sạn (giờ phục vụ ăn sáng, vị trí nhà hàng, hồ bơi, phòng gym, spa, các sự kiện đang diễn ra...).
* Lập thẻ khóa từ cho phòng khách, bàn giao chìa khóa và hướng dẫn khách di chuyển lên phòng hoặc bàn giao cho bộ phận Bellman (Hành lý) hỗ trợ khách.
* Thực hiện thủ tục trả phòng (Check-out):
* Tiếp nhận lại chìa khóa phòng từ khách hàng khi họ kết thúc kỳ lưu trú.
* Liên hệ nhanh chóng với Bộ phận Buồng phòng (Housekeeping) để kiểm tra tình trạng phòng thực tế (tiêu dùng minibar, đồ dùng trong phòng, các hỏng hóc phát sinh nếu có).
* Tổng hợp các chi phí phát sinh trong suốt quá trình lưu trú của khách vào hóa đơn tổng (Folio).
* Trình bày hóa đơn một cách rõ ràng, giải thích chi tiết các khoản phí cho khách và tiến hành thanh toán tiền mặt, thẻ tín dụng hoặc các phương thức thanh toán điện tử khác.
* Hỏi thăm về trải nghiệm của khách hàng trong suốt thời gian lưu trú, tiếp nhận các ý kiến đóng góp và khéo léo khuyến khích khách để lại đánh giá trên các trang mạng xã hội hoặc nền tảng du lịch (TripAdvisor, Booking.com, Google...).

2. Quản lý thông tin và hệ thống tổng đài điện thoại (PBX/Switchboard)

* Tiếp nhận và xử lý cuộc gọi: Trực hệ thống điện thoại nội bộ và đường dây nóng từ bên ngoài đổ về. Trả lời cuộc gọi trong vòng 3 tiếng chuông với giọng nói truyền cảm, rõ ràng và đúng kịch bản tiêu chuẩn của khách sạn.
* Chuyển kết nối: Chuyển cuộc gọi đến đúng các phòng ban, bộ phận hoặc số phòng của khách lưu trú một cách chính xác và bảo mật thông tin tối đa.
* Ghi nhận thông tin: Ghi lại các lời nhắn từ khách hàng gọi đến khi người nhận không có mặt và chuyển giao thông tin kịp thời đến đúng đối tượng nhận thông tin.
* Hỗ trợ đặt dịch vụ: Tiếp nhận các yêu cầu dịch vụ qua điện thoại như: đặt bàn ăn, đặt lịch spa, dịch vụ báo thức (Wake-up call), yêu cầu thêm đồ dùng trong phòng (gối, khăn, nước uống...) và cập nhật ngay lên hệ thống để chuyển giao cho các bộ phận liên quan thực hiện.

3. Chăm sóc khách hàng và giải quyết các yêu cầu phát sinh

* Cung cấp thông tin du lịch (Concierge services): Tư vấn và cung cấp thông tin cho khách hàng về các địa điểm tham quan nổi tiếng, khu vui chơi giải trí, nhà hàng ẩm thực địa phương, phương tiện di chuyển an toàn (taxi, xe buýt, thuê xe tự lái) và hỗ trợ khách đặt vé tàu, vé máy bay, vé sự kiện khi có yêu cầu.
* Xử lý yêu cầu đặc biệt: Hỗ trợ điều phối các yêu cầu đặc biệt của khách hàng như: trang trí phòng kỷ niệm ngày cưới, chuẩn bị bánh kem sinh nhật, chuẩn bị suất ăn đặc biệt do dị ứng hoặc tôn giáo.
* Xử lý phàn nàn ban đầu: Tiếp nhận các ý kiến không hài lòng hoặc khiếu nại của khách hàng (về trang thiết bị phòng hỏng, tiếng ồn, thái độ phục vụ...) với thái độ lắng nghe, đồng cảm và ghi nhận chi tiết.
* Nếu trong thẩm quyền: Chủ động đưa ra giải pháp khắc phục nhanh chóng nhất để làm hài lòng khách.
* Nếu vượt quá thẩm quyền: Báo cáo ngay lập tức cho Giám sát ca trực hoặc Trưởng bộ phận Tiền sảnh (Front Office Manager) để có hướng xử lý kịp thời, tránh để sự việc leo thang.

4. Phối hợp liên bộ phận và thực hiện công tác hành chính phụ trợ

* Phối hợp bộ phận Buồng phòng (Housekeeping): Cập nhật liên tục tình trạng phòng (phòng trống sạch, phòng đang dọn, phòng bảo trì) để tối ưu hóa thời gian nhận phòng của khách, đặc biệt là các trường hợp khách yêu cầu check-in sớm hoặc check-out muộn.
* Phối hợp bộ phận An ninh (Security): Thông báo ngay các trường hợp nghi ngờ, người lạ xuất hiện ở khu vực sảnh hoặc các sự cố liên quan đến an toàn, an ninh của khách hàng.
* Hỗ trợ bộ phận Kinh doanh (Sales & Marketing): Thực hiện kỹ năng bán thêm (Upselling) bằng cách khéo léo giới thiệu các hạng phòng cao hơn với mức giá ưu đãi, hoặc giới thiệu các gói dịch vụ ẩm thực, spa cho khách khi làm thủ tục check-in nhằm tăng doanh thu cho khách sạn.
* Bàn giao ca làm việc (Shift Handover): Tham gia đầy đủ các buổi họp giao ban đầu ca (Briefing). Thực hiện việc bàn giao sổ ca (Logbook) chi tiết, ghi rõ các công việc chưa hoàn thành, các yêu cầu đặc biệt của khách chưa được xử lý, các phòng VIP sắp đến hoặc các lưu ý quan trọng khác cho ca sau tiếp quản.

---

YÊU CẦU VÀ ĐIỀU KIỆN

1. Học vấn và kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Đang là sinh viên năm 3, năm 4 hoặc mới tốt nghiệp hệ Cao đẳng, Đại học các chuyên ngành: Quản trị Khách sạn, Quản trị Dịch vụ Du lịch & Lữ hành, Ngôn ngữ Anh, Quản trị Kinh doanh, Quan hệ Quốc tế hoặc các ngành học liên quan đến dịch vụ khách hàng.
* Kinh nghiệm: Không yêu cầu kinh nghiệm thực tế trước đó (sẽ được đào tạo bài bản từ đầu). Tuy nhiên, có điểm cộng lớn nếu ứng viên đã từng làm các công việc bán thời gian liên quan đến dịch vụ khách hàng như: nhân viên phục vụ nhà hàng, nhân viên pha chế, nhân viên bán hàng, lễ tân phòng tập gym, tư vấn viên...

2. Kỹ năng chuyên môn

* Năng lực ngoại ngữ (Yếu tố bắt buộc):
* Tiếng Anh giao tiếp trôi chảy (tương đương IELTS 5.5 trở lên hoặc TOEIC 650 trở lên). Khả năng nghe hiểu tốt, phát âm chuẩn xác, diễn đạt gãy gọn và lịch sự qua cả hai hình thức nói và viết.
* Biết thêm một trong các ngoại ngữ thứ hai như: Tiếng Trung, Tiếng Hàn, Tiếng Nhật, Tiếng Pháp, Tiếng Đức là một lợi thế cạnh tranh vô cùng lớn và được ưu tiên đặc biệt.
* Kỹ năng tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Khả năng thích ứng nhanh với việc học và sử dụng các phần mềm quản lý khách sạn chuyên dụng (như Opera, Smile, Cloud-based PMS...).
* Kỹ năng giao tiếp và ứng xử:
* Kỹ năng lắng nghe tích cực (Active Listening), biết cách đặt câu hỏi tinh tế để nắm bắt chính xác nhu cầu tiềm ẩn của khách hàng.
* Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ xuất sắc (gồm: nụ cười tự nhiên, ánh mắt thân thiện, tư thế đứng thẳng, trang trọng và chuyên nghiệp).
* Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại (Voice/Phone Etiquette): Giọng nói nhẹ nhàng, ấm áp, tốc độ nói vừa phải, phát âm rõ chữ.
* Tư duy giải quyết vấn đề (Problem-solving): Khả năng phân tích tình huống nhanh chóng, giữ được sự bình tĩnh trong các tình huống khẩn cấp hoặc khi đối mặt với khách hàng đang tức giận để tìm ra phương án tối ưu nhất.

3. Phẩm chất cá nhân và ngoại hình

* Tác phong và diện mạo:
* Ngoại hình sáng, cân đối, gương mặt thiện cảm, dễ mến.
* Ý thức giữ gìn vệ sinh cá nhân cực kỳ cao. Luôn tuân thủ nghiêm ngặt quy định về đồng phục, kiểu tóc (nữ búi gọn gàng, nam cắt ngắn lịch sự), không xăm hình ở những vị trí dễ thấy, không sơn móng tay màu quá sặc sỡ khi làm nhiệm vụ.
* Thái độ làm việc:
* Thái độ tích cực, luôn tràn đầy năng lượng, có tinh thần "Can-do attitude" (luôn nỗ lực tìm cách giải quyết yêu cầu của khách thay vì nói "Không" ngay lập tức).
* Tính trung thực, thật thà và có tinh thần trách nhiệm cực kỳ cao đối với công việc được giao.
* Sự tỉ mỉ, cẩn thận tuyệt đối trong việc quản lý tài chính, hóa đơn và thông tin bảo mật của khách hàng.
* Khả năng thích ứng và chịu áp lực:
* Sẵn sàng làm việc theo ca kíp linh hoạt (bao gồm ca sáng, ca chiều, ca gãy, các ngày cuối tuần, dịp Lễ, Tết theo sự phân công điều phối của Trưởng bộ phận).
* Khả năng đứng làm việc liên tục trong ca trực (từ 4 đến 8 tiếng) mà vẫn giữ được sự tỉnh táo, phong thái chuyên nghiệp và nụ cười rạng rỡ.
* Tinh thần làm việc đồng đội (Teamwork) cao, luôn sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp trong các giai đoạn cao điểm của khách sạn.

---

QUYỀN LỢI

* Chương trình đào tạo chuẩn quốc tế: Được trực tiếp hướng dẫn, cầm tay chỉ việc bởi các Giám sát và Trưởng bộ phận giàu kinh nghiệm trong ngành dịch vụ hiếu khách 5 sao. Bạn sẽ được đào tạo toàn diện từ lý thuyết SOP (Standard Operating Procedure) đến các kỹ năng thực chiến nâng cao.
* Trợ cấp thực tập hấp dẫn: Hỗ trợ chi phí thực tập hàng tháng (Stipend) cùng với các khoản hỗ trợ chi phí khác theo chính sách chung của khách sạn/doanh nghiệp.
* Chế độ phúc lợi hoàn hảo trong ca làm việc:
* Được cung cấp 01 bữa ăn dinh dưỡng theo ca làm việc tại canteen của nhân viên.
* Được cấp phát đồng phục làm việc chuẩn chỉnh, chuyên nghiệp và hỗ trợ dịch vụ giặt là đồng phục miễn phí tại khách sạn.
* Được cung cấp chỗ gửi xe miễn phí tại khu vực dành riêng cho nhân viên.
* Cơ hội phát triển sự nghiệp vượt trội:
* Cơ hội được giữ lại làm nhân viên chính thức (Full-time) ngay sau khi kết thúc kỳ thực tập nếu đạt kết quả đánh giá năng lực xuất sắc và có nguyện vọng gắn bó lâu dài.
* Được cấp "Chứng chỉ thực tập" (Certificate of Internship) có đóng dấu xác nhận chính thức từ Tập đoàn/Khách sạn – tấm hộ chiếu thông hành đắt giá cho sự nghiệp dịch vụ của bạn sau này.
* Môi trường làm việc đẳng cấp: Làm việc trong môi trường đa văn hóa, năng động, thường xuyên tiếp xúc với khách hàng cao cấp và người nước ngoài, giúp nâng cao vượt bậc kỹ năng ngoại ngữ và sự tự tin trong giao tiếp quốc tế.
* Hoạt động gắn kết phong phú: Được tham gia vào tất cả các hoạt động nội bộ đầy màu sắc của doanh nghiệp như: Team building, Staff Party, các giải thể thao nội bộ, các lớp đào tạo kỹ năng mềm miễn phí và các chương trình thiện nguyện xã hội.

---

TAGS

Nhân viên lễ tân khách sạn, Thực tập sinh Lễ tân, Tuyển dụng thực tập sinh tiền sảnh, Front Office Intern, Việc làm khách sạn 5 sao, Thực tập sinh ngành Quản trị khách sạn, Lễ tân Tiền sảnh, Thực tập sinh Lễ tân Hà Nội, Thực tập sinh Lễ tân TP.HCM, Học việc Tiền sảnh, Việc làm ngành Hospitality, Chăm sóc khách hàng khách sạn.

---

TỪ KHÓA TÌM KIẾM

Thực tập sinh Front Office, Tuyển dụng lễ tân khách sạn, Front Office Trainee, Thực tập ngành khách sạn du lịch, Lễ tân khách sạn không kinh nghiệm, Thực tập sinh tiếng Anh giao tiếp, Việc làm tiền sảnh khách sạn resort, Thực tập sinh đón tiếp khách hàng.

Share