Mô tả công việc: Thực tập sinh Kế toán Khách sạn (Hotel Accounting Intern)

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "mảnh ghép chính xác" – vị trí Thực tập sinh Kế toán Khách sạn (Hotel Accounting Intern). Trong thế giới sôi động của ngành dịch vụ lưu trú và ẩm thực cao cấp, nơi dòng tiền và các giao dịch tài chính diễn ra liên tục 24/7, bộ phận Tài chính - Kế toán chính là "bộ não" kiểm soát và định hướng vận hành hiệu quả. Bạn không chỉ đơn thuần là người xử lý các con số khô khan, mà chính là người kết nối các dữ liệu vận hành từ Tiền sảnh (Front Office), Ẩm thực (F&B), Buồng phòng (Housekeeping) đến bộ phận Spa và Tổ chức sự kiện để chuyển hóa chúng thành bức tranh tài chính chuẩn xác. Sự nhạy bén trong đối chiếu số liệu, tư duy logic khi phân tích hóa đơn, tính cẩn trọng bảo mật thông tin và tinh thần ham học hỏi chính là giá trị cốt lõi giúp bạn thành công tại đây. Nếu bạn là một sinh viên ngành Kế toán/Tài chính đầy nhiệt huyết, mong muốn bước chân vào môi trường quản lý tài chính chuẩn quốc tế của một khách sạn quy mô lớn, chúng tôi rất chào đón bạn tham gia vào đội ngũ.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Hỗ trợ Bộ phận Kiểm toán Doanh thu hàng ngày (Income Audit Support)
- Thực hiện đối chiếu doanh thu: Hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu báo cáo doanh thu phòng (Room Revenue) hàng ngày từ hệ thống quản lý khách sạn (PMS như Opera, Smile, hoặc Fidelio) với báo cáo kiểm toán đêm (Night Audit Report).
- Kiểm tra chứng từ thanh toán: Rà soát các hóa đơn GTGT, hóa đơn bán lẻ của các dịch vụ trong khách sạn (Nhà hàng, Quầy Bar, Spa, Dịch vụ giặt ủi, Xe đưa đón sân bay) nhằm đảm bảo tất cả các dịch vụ khách hàng đã sử dụng đều được ghi nhận đúng, đủ và không bị thất thoát doanh thu.
- Xác minh các khoản giảm trừ doanh thu: Kiểm tra tính hợp lệ của các phiếu giảm giá (Vouchers), chương trình khuyến mãi, các phòng miễn phí (Complimentary Rooms), hoặc các khoản giảm trừ (Rebates/Discounts) cho khách hàng, đảm bảo có đầy đủ chữ ký phê duyệt của Quản lý ca trực hoặc Giám đốc bộ phận liên quan.
- Báo cáo doanh thu ngày (Daily Revenue Report): Hỗ trợ Kế toán doanh thu tổng hợp số liệu để lập Báo cáo doanh thu hàng ngày gửi Ban Giám đốc, phân tích các biến động bất thường trong doanh thu của các điểm bán hàng (Outlets).

2. Hỗ trợ Bộ phận Kế toán Công nợ phải thu (Accounts Receivable - AR Support)
- Quản lý hồ sơ công nợ đại lý du lịch (TA) và doanh nghiệp (Corporate): Sắp xếp, lưu trữ và theo dõi các hợp đồng, thư bảo lãnh thanh toán (Letter of Guarantee) từ các công ty lữ hành, đại lý du lịch trực tuyến (OTAs như Agoda, Booking.com, Expedia) và khách hàng doanh nghiệp.
- Phát hành hóa đơn tài chính: Hỗ trợ lập, xuất hóa đơn điện tử (e-Invoice) cho khách hàng theo thông tin thanh toán đã được xác nhận từ bộ phận Lễ tân hoặc bộ phận Kinh doanh (Sales & Marketing).
- Đối chiếu thanh toán thẻ: Kiểm tra đối chiếu các giao dịch thanh toán bằng thẻ tín dụng (Visa, Mastercard, Amex...) của khách hàng tại các máy POS trong khách sạn với sao kê tài khoản ngân hàng hàng ngày để phát hiện và xử lý kịp thời các khoản chênh lệch (Chargebacks hoặc lỗi giao dịch).
- Nhắc nhở thu hồi công nợ: Hỗ trợ soạn thảo email, đối chiếu công nợ định kỳ và hỗ trợ gửi thông báo nhắc nợ đến các đối tác có khoản thanh toán quá hạn dưới sự hướng dẫn trực tiếp của Kế toán công nợ.

3. Hỗ trợ Bộ phận Kế toán Thanh toán và Công nợ phải trả (Accounts Payable - AP Support)
- Quy trình đối chiếu 3 bước (3-Way Matching): Thực hiện đối chiếu các bộ chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp bao gồm: Đơn đặt hàng (Purchase Order - PO), Phiếu nhập kho (Receiving Record - RR) từ bộ phận Nhận hàng (Loading Dock/Receiving) và Hóa đơn tài chính (Supplier Invoice) từ nhà cung cấp.
- Nhập liệu hệ thống kế toán: Nhập hóa đơn mua hàng, chi phí vận hành (điện, nước, internet, hóa chất giặt là, nguyên vật liệu thực phẩm...) vào phần mềm kế toán chuyên dụng của khách sạn (như SUN System, SAP, Smile Accounting).
- Chuẩn bị hồ sơ thanh toán: Hỗ trợ sắp xếp hồ sơ đề nghị thanh toán theo thứ tự ưu tiên và thời hạn công nợ, chuẩn bị sẵn sàng các phiếu chi (Payment Vouchers), ủy nhiệm chi (Bank Transfer Orders) trình Kế toán trưởng và Giám đốc Tài chính phê duyệt.
- Quản lý thông tin nhà cung cấp: Cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng, mã số thuế, điều khoản thanh toán của các nhà cung cấp mới vào hệ thống dữ liệu.

4. Hỗ trợ Bộ phận Kiểm soát Chi phí (Cost Control Support)
- Kiểm kê định kỳ (Physical Inventory): Tham gia vào quá trình kiểm kê kho định kỳ (hàng tuần hoặc hàng tháng) đối với các kho thực phẩm (Food), đồ uống (Beverage), kho đồ dùng buồng phòng (Linen, Amenities) và các kho tài sản cố định, công cụ dụng cụ khác.
- Kiểm tra quy trình nhận hàng: Định kỳ xuống khu vực nhận hàng để quan sát và hỗ trợ kiểm soát chất lượng, số lượng hàng hóa thực tế bàn giao từ nhà cung cấp so với chứng từ mua hàng.
- Tính toán định mức hao hụt (Recipe Costing): Hỗ trợ bộ phận kiểm soát chi phí nhập liệu công thức định lượng món ăn, thức uống (Recipe) vào hệ thống quản lý, hỗ trợ tính toán tỷ lệ hao hụt thực phẩm và chi phí thực tế (Food & Beverage Cost) của các nhà hàng trong khách sạn.

5. Hỗ trợ Bộ phận Kế toán Tổng hợp và Thủ quỹ (General Ledger & Cashiering Support)
- Đối chiếu quỹ tiền mặt hàng ngày: Hỗ trợ thủ quỹ kiểm tra các két tiền mặt (Cash Drops) từ các điểm bán hàng (Front Office, F&B Outlets) nộp về phòng Tài chính sau mỗi ca làm việc, đảm bảo khớp với báo cáo trên hệ thống PMS/POS.
- Quản lý quỹ tiền mặt nhỏ (Petty Cash): Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ thanh toán bằng tiền mặt có giá trị nhỏ, lập phiếu hoàn quỹ tiền mặt nhỏ định kỳ.
- Định khoản và phân bổ chi phí: Dưới sự hướng dẫn của Kế toán tổng hợp, thực hiện nhập các bút toán điều chỉnh, bút toán phân bổ chi phí trả trước dài hạn/ngắn hạn, trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng.

6. Công tác lưu trữ hành chính và hỗ trợ kiểm toán (Admin, Archiving & Audit Support)
- Tổ chức lưu trữ khoa học: Sắp xếp, phân loại và lưu trữ tất cả các chứng từ kế toán (phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, báo cáo ngày, tờ khai thuế...) vào các folder chuyên biệt theo đúng quy định pháp luật về kế toán và tiêu chuẩn của tập đoàn khách sạn.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ kiểm toán: Hỗ trợ tìm kiếm, truy xuất chứng từ gốc khi có yêu cầu kiểm toán nội bộ (Internal Audit), kiểm toán độc lập định kỳ năm hoặc thanh tra thuế.
- Các công việc hành chính khác: In ấn tài liệu, gửi chuyển phát nhanh hóa đơn/hợp đồng cho khách hàng, hỗ trợ các thành viên trong phòng Tài chính thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khi được phân công.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Trình độ: Sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp hoặc Quản trị Khách sạn có định hướng chuyên sâu về Tài chính.
- Thời gian thực tập: Cam kết thực tập tối thiểu từ 03 đến 06 tháng, có thể làm việc toàn thời gian (Full-time) từ thứ Hai đến thứ Sáu (hoặc thứ Bảy theo yêu cầu vận hành đặc thù).
- Ưu tiên: Những ứng viên đã có kiến thức cơ bản về ngành dịch vụ, nhà hàng, khách sạn hoặc từng tham gia các hoạt động nghiên cứu khoa học, câu lạc bộ kế toán - kiểm toán là một điểm cộng lớn.

Kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng tin học văn phòng: Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là kỹ năng Excel (sử dụng tốt các hàm tìm kiếm, đối chiếu dữ liệu như VLOOKUP, INDEX/MATCH, hàm điều kiện IF, AND, OR, và công cụ Pivot Table để tổng hợp dữ liệu báo cáo).
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản và có khả năng đọc hiểu các thuật ngữ chuyên ngành tài chính - kế toán quốc tế, hợp đồng kinh tế và email trao đổi với khách hàng nước ngoài (đối với khách sạn chuẩn 4-5 sao).
- Tư duy logic số học: Có khả năng làm việc liên tục với các bảng tính dài, nhạy bén trong việc phát hiện các sai sót, chênh lệch số liệu dù là nhỏ nhất.
- Tiếp thu công nghệ nhanh: Có khả năng học hỏi và thích nghi nhanh chóng với các phần mềm quản lý khách sạn (Opera, Smile, Fidelio) và phần mềm kế toán chuyên dụng.

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực và Đạo đức nghề nghiệp: Đây là yêu cầu tiên quyết hàng đầu của nhân sự phòng Kế toán. Bạn phải tuyệt đối trung thực trong việc báo cáo số liệu, bảo mật thông tin tài chính nội bộ và thông tin cá nhân của khách hàng.
- Tỉ mỉ, cẩn trọng: Luôn có thói quen tự rà soát lại công việc của mình trước khi bàn giao, đảm bảo các bảng tính không bị lỗi định dạng hoặc sai sót số liệu thô.
- Khả năng làm việc dưới áp lực cao: Có tinh thần trách nhiệm, chịu được áp lực tiến độ công việc vào các giai đoạn cao điểm như khóa sổ cuối tháng (Month-end closing) hoặc mùa kiểm toán.
- Thái độ cầu tiến, chủ động: Tự tin đặt câu hỏi khi chưa rõ quy trình, chủ động học hỏi từ các anh chị đi trước, có tinh thần đồng đội cao và sẵn sàng hỗ trợ các thành viên khác khi cần thiết.

Quyền lợi:
- Trợ cấp thực tập: Nhận khoản hỗ trợ tài chính hàng tháng (stipend) theo chính sách của khách sạn.
- Chế độ ăn uống: Được cung cấp 01 bữa ăn ca miễn phí theo tiêu chuẩn nhân viên tại Canteen của khách sạn.
- Đồng phục và Giặt là: Được cung cấp đồng phục làm việc chuyên nghiệp và hỗ trợ dịch vụ giặt là đồng phục miễn phí tại bộ phận Giặt là của khách sạn.
- Đào tạo thực tế bài bản: Được hướng dẫn trực tiếp "cầm tay chỉ việc" bởi Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp và các chuyên viên kế toán giàu kinh nghiệm. Bạn sẽ được tiếp xúc trực tiếp với quy trình kế toán chuẩn quốc tế (USALI - Uniform System of Accounts for the Lodging Industry).
- Cơ hội phát triển sự nghiệp: Được ưu tiên xem xét tuyển dụng vào các vị trí nhân viên chính thức (như AP Clerk, AR Clerk, Income Auditor) ngay sau khi kết thúc kỳ thực tập nếu có biểu hiện xuất sắc và khách sạn có định biên nhân sự trống.
- Chứng chỉ thực tập: Được cấp Giấy chứng nhận hoàn thành khóa thực tập có xác nhận từ Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc Nhân sự của Tập đoàn/Khách sạn, tạo lợi thế cạnh tranh vượt trội trong hồ sơ xin việc (CV) sau này.
- Môi trường làm việc: Trải nghiệm môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, chuẩn quốc tế tại một trong những khách sạn hàng đầu, có cơ hội giao lưu, mở rộng mối quan hệ với các bộ phận khác nhau.

Tags: Thực tập sinh kế toán, Thực tập kế toán khách sạn, Kế toán khách sạn, Tuyển dụng thực tập sinh kế toán, Kế toán doanh thu khách sạn, Kiểm toán doanh thu, Thực tập sinh tài chính khách sạn, Việc làm kế toán khách sạn, Khóa sổ kế toán khách sạn, Phần mềm kế toán Smile Opera.

Từ khoá tìm kiếm: Thực tập sinh Kế toán Khách sạn, Hotel Accounting Intern, Tuyển dụng thực tập kế toán, Thực tập sinh Income Audit, Kế toán công nợ khách sạn, Thực tập sinh phòng tài chính khách sạn, Việc làm kế toán không kinh nghiệm, Thực tập kế toán TP.HCM/Hà Nội.

Share