Mô tả công việc:

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư tối ưu hóa nguồn lực tương lai" – vị trí Thực tập sinh Mua hàng (Purchasing Intern). Trong guồng quay vận hành của doanh nghiệp, bộ phận Thu mua (Procurement/Purchasing) chính là "mạch máu" quyết định hiệu quả chi phí, chất lượng đầu vào và sự thông suốt của chuỗi cung ứng toàn diện. Ở vai trò này, bạn không chỉ đơn thuần làm các công việc giấy tờ hành chính, mà bạn là mắt xích trực tiếp tham gia vào hành trình tìm kiếm, đàm phán và hiện thực hóa các giao dịch thương mại của công ty.

Với tư cách là một Purchasing Intern, bạn sẽ được trao quyền học hỏi thực tế thông qua việc hỗ trợ xây dựng mối quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước, xử lý các đơn đặt hàng thực tế và phân tích xu hướng thị trường. Sự nhạy bén với số liệu, tính chính xác tuyệt đối trong chứng từ và khả năng giao tiếp khéo léo sẽ là bệ phóng giúp bạn phát triển vượt bậc. Nếu bạn là một tài năng trẻ đầy nhiệt huyết, mong muốn dấn thân vào thế giới Logistics & Supply Chain chuyên nghiệp và sẵn sàng đón nhận những thử thách thực tế từ các dự án thu mua quy mô lớn, chúng tôi cam kết mang lại cho bạn một lộ trình đào tạo bài bản và cơ hội chuyển đổi thành nhân viên chính thức vững chắc nhất.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Hỗ trợ quy trình đặt hàng và quản lý đơn hàng (PO Processing & Management):
* Tiếp nhận, phân loại và kiểm tra tính hợp lệ của các yêu cầu mua sắm (Purchase Requisitions - PR) từ các phòng ban nội bộ trong công ty (sản xuất, marketing, hành chính, kỹ thuật...).
* Hỗ trợ soạn thảo, khởi tạo và theo dõi tiến độ phê duyệt của các Đơn đặt hàng (Purchase Orders - PO) trên hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP/SAP/Oracle) theo đúng quy trình chuẩn của công ty.
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán để đối chiếu công nợ, theo dõi tiến độ thanh toán cho nhà cung cấp (hồ sơ đề nghị thanh toán, hóa đơn VAT, biên bản bàn giao...).
* Cập nhật liên tục trạng thái đơn hàng lên hệ thống cơ sở dữ liệu chung, đảm bảo các phòng ban liên quan đều nắm được thông tin thời gian giao hàng dự kiến (ETA).

2. Liên lạc, điều phối và xây dựng quan hệ với nhà cung cấp (Supplier Communication):
* Là cầu nối liên lạc thường xuyên giữa công ty và các nhà cung cấp hiện tại; gửi thư hỏi giá (RFQ - Request for Quotation), theo dõi và đôn đốc nhà cung cấp phản hồi báo giá đúng hạn.
* Hỗ trợ thu thập, dịch thuật và tổng hợp các tài liệu kỹ thuật, chứng nhận chất lượng (CO, CQ, ISO...), hồ sơ năng lực của nhà cung cấp để phục vụ cho công tác kiểm định đầu vào.
* Tham gia hỗ trợ quá trình thương lượng sơ bộ về giá cả, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng và chính sách bảo hành dưới sự hướng dẫn trực tiếp của Trưởng bộ phận hoặc Thu mua viên kỳ cựu.
* Tiếp nhận và xử lý bước đầu các phản hồi từ nhà cung cấp về các thay đổi trong kế hoạch sản xuất, nguồn cung nguyên vật liệu hoặc các sự cố bất khả kháng.

3. Khảo sát thị trường, tìm kiếm nguồn cung và phân tích giá (Sourcing & Market Research):
* Tiến hành nghiên cứu, khảo sát thị trường định kỳ để tìm kiếm các nhà cung cấp mới tiềm năng cho cả mảng thu mua trực tiếp (Direct Procurement - nguyên vật liệu sản xuất) và thu mua gián tiếp (Indirect Procurement - văn phòng phẩm, dịch vụ marketing, thiết bị IT...).
* Lập bảng so sánh giá (Price Comparison Sheet), phân tích chi tiết các yếu tố cấu thành chi phí (giá gốc, thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển, chi phí bao bì...) để đề xuất phương án mua sắm tối ưu nhất về mặt tài chính và chất lượng.
* Cập nhật xu hướng biến động giá cả của các loại nguyên vật liệu chính trên thị trường (nhựa, sắt thép, giấy, nông sản...) và lập báo cáo phân tích ngắn hạn gửi cấp trên.

4. Kiểm soát tiến độ giao hàng và xử lý sự cố phát sinh (Delivery Tracking & Issue Resolution):
* Theo dõi sát sao quá trình vận chuyển hàng hóa từ kho của nhà cung cấp đến kho của công ty, phối hợp với bộ phận Logistics/XNK để giải quyết các thủ tục thông quan (nếu có).
* Phối hợp với bộ phận Kho vận (Warehouse) và bộ phận Kiểm soát chất lượng (QA/QC) khi hàng về để kiểm tra số lượng, tình trạng vật lý và chất lượng cảm quan của hàng hóa so với đơn đặt hàng ban đầu.
* Hỗ trợ xử lý các khiếu nại (Claim) đối với nhà cung cấp trong trường hợp hàng hóa bị lỗi, thiếu hụt số lượng, sai quy cách hoặc giao hàng trễ hẹn; theo dõi tiến độ đổi trả hàng hoặc hoàn tiền.

5. Quản lý, lưu trữ hồ sơ và số hóa dữ liệu thu mua (Documentation & Database Maintenance):
* Thực hiện lưu trữ một cách khoa học, ngăn nắp và bảo mật toàn bộ hồ sơ thu mua bao gồm: hợp đồng nguyên tắc, phụ lục hợp đồng, báo giá đã phê duyệt, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán... cả bản cứng lẫn bản mềm.
* Định kỳ cập nhật danh bạ nhà cung cấp (Supplier Master Data) trên hệ thống, bao gồm thông tin liên hệ, bảng giá áp dụng, đánh giá hiệu suất nhà cung cấp (KPIs) hàng quý/hàng năm.
* Hỗ trợ chuẩn bị các tài liệu, số liệu cần thiết phục vụ cho công tác kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập của doanh nghiệp liên quan đến hoạt động mua sắm.

6. Thực hiện các báo cáo định kỳ và hỗ trợ các dự án cải tiến (Reporting & Project Support):
* Tổng hợp số liệu và lập các báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý) về tình hình chi tiêu mua sắm, tỷ lệ tiết kiệm chi phí (Cost Saving), hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp.
* Tích cực tham gia đóng góp ý kiến và hỗ trợ triển khai các dự án tối ưu hóa quy trình thu mua, cắt giảm thủ tục hành chính không cần thiết hoặc số hóa quy trình (E-procurement).
* Hỗ trợ các công việc hành chính khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận Thu mua để đảm bảo phòng ban vận hành trơn tru.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Là sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành: Logistics & Quản trị chuỗi cung ứng, Kinh tế đối ngoại, Thương mại quốc tế, Quản trị kinh doanh, Tài chính - Kế toán, Ngoại ngữ hoặc các ngành học có liên quan.
* Có thể làm việc Full-time (từ thứ Hai đến thứ Sáu) hoặc tối thiểu 4 ngày/tuần trong thời gian thực tập kéo dài từ 3 đến 6 months.
* Ưu tiên các ứng viên từng có kinh nghiệm làm cán bộ lớp, tham gia tích cực các câu lạc bộ sinh viên, hoặc đã từng có trải nghiệm thực tập ngắn hạn trong lĩnh vực Admin/Logistics/Purchasing.
* Có định hướng nghề nghiệp rõ ràng và mong muốn phát triển sâu rộng trong mảng Thu mua/Chuỗi cung ứng (Procurement/Supply Chain).

Kỹ năng chuyên môn:
* Ngoại ngữ: Sử dụng tiếng Anh thành thạo cả 4 kỹ năng (Nghe, Nói, Đọc, Viết) để làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp nước ngoài, đọc hiểu các điều khoản hợp đồng quốc tế (Incoterms) và viết email thương mại. Biết thêm ngoại ngữ thứ hai như tiếng Trung, tiếng Hàn, hoặc tiếng Nhật là một lợi thế cạnh tranh cực kỳ lớn.
* Tin học văn phòng: Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel (sử dụng tốt các hàm tính toán, lọc dữ liệu Vlookup, Hlookup, Pivot Table, IF... để xử lý các bảng tính chi phí phức tạp). Khả năng trình bày PowerPoint mạch lạc, trực quan phục vụ báo cáo.
* Tư duy số liệu: Có khả năng làm việc với các con số, nhạy bén trong việc phát hiện các sai sót số liệu trên hóa đơn, báo giá và có tư duy logic tốt khi phân tích chi phí.
* Kỹ năng đàm phán cơ bản: Hiểu biết cơ bản về quy trình thương lượng, biết cách đặt câu hỏi và khai thác thông tin từ nhà cung cấp để đạt được lợi ích tối ưu cho công ty.
* Kỹ năng sắp xếp công việc: Khả năng quản lý thời gian tốt, biết cách ưu tiên xử lý các công việc khẩn cấp (Urgent tasks) trong môi trường làm việc có nhịp độ nhanh.

Phẩm chất cá nhân:
* Trung thực và Đạo đức nghề nghiệp cao (Integrity): Đây là phẩm chất quan trọng nhất đối với một nhân viên làm việc trong lĩnh vực Thu mua. Bạn phải đảm bảo sự minh bạch tuyệt đối trong mọi giao dịch, không vụ lợi cá nhân và bảo mật thông tin kinh doanh của công ty cũng như của đối tác.
* Tỉ mỉ, cẩn thận và chú ý đến chi tiết (Detail-oriented): Việc sai sót một con số "0" trên đơn hàng hay một điều khoản nhỏ trong hợp đồng có thể gây ra thiệt hại tài chính vô cùng lớn. Do đó, sự cẩn trọng tối đa là yêu cầu bắt buộc.
* Chủ động và ham học hỏi (Proactive & Quick learner): Sẵn sàng bước ra khỏi vùng an toàn để tìm tòi, học hỏi kiến thức kỹ thuật về các sản phẩm cần mua; chủ động đề xuất giải pháp khi gặp khó khăn thay vì thụ động đợi chỉ thị.
* Khả năng chịu áp lực tốt (Resilience): Có thể giữ bình tĩnh và xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch như nhà cung cấp giao hàng trễ, hàng bị lỗi hàng loạt, hoặc các yêu cầu mua hàng gấp từ nội bộ.
* Tinh thần đồng đội (Teamwork) và Kỹ năng giao tiếp xuất sắc (Interpersonal skills): Giao tiếp tự tin, khéo léo, biết cách lắng nghe để duy trì mối quan hệ hài hòa, hợp tác tốt đẹp với cả đồng nghiệp lẫn đối tác bên ngoài.

---

Quyền lợi:

* Trợ cấp thực tập cạnh tranh: Nhận mức trợ cấp thực tập hàng tháng hấp dẫn (từ 3,000,000đ – 5,000,000đ tùy theo năng lực và thời gian làm việc thực tế), hỗ trợ chi phí gửi xe tại tòa nhà và trợ cấp ăn trưa tại canteen công ty.
* Lộ trình đào tạo "Thực chiến" 1-on-1: Được dẫn dắt trực tiếp bởi các Purchasing Supervisor/Manager giàu kinh nghiệm theo mô hình "Cầm tay chỉ việc". Được đào tạo bài bản về quy trình thu mua chuẩn quốc tế, kỹ năng đàm phán thương mại, phân tích cơ cấu chi phí (Cost breakdown analysis) và cách vận hành hệ thống ERP hàng đầu thế giới (SAP/Oracle).
* Cơ hội phát triển sự nghiệp rộng mở: Sau thời gian thực tập 3-6 tháng, những cá nhân có biểu hiện xuất sắc và thái độ làm việc tốt sẽ được đánh giá để chuyển sang vị trí Nhân viên chính thức (Purchasing Executive) mà không cần qua giai đoạn thử việc lại.
* Trải nghiệm môi trường làm việc chuyên nghiệp: Làm việc tại văn phòng hạng A hiện đại, năng động, khuyến khích sự sáng tạo và tôn trọng sự khác biệt của các cá nhân. Văn hóa doanh nghiệp chú trọng sự gắn kết với các buổi Tea break hàng tuần, Happy Friday và các hoạt động Team building sôi nổi.
* Trang thiết bị làm việc hiện đại: Được cung cấp đầy đủ laptop cấu hình cao, văn phòng phẩm, tài khoản làm việc riêng trên hệ thống của công ty và các công cụ hỗ trợ công việc chuyên nghiệp khác.
* Mở rộng mạng lưới quan hệ (Networking): Có cơ hội tiếp xúc, làm việc trực tiếp với đại diện của các tập đoàn, nhà sản xuất, nhà phân phối lớn trong và ngoài nước, từ đó xây dựng mạng lưới quan hệ chuyên nghiệp vô giá cho sự nghiệp tương lai.
* Chứng nhận thực tập: Được công ty cung cấp dấu mộc đỏ pháp nhân và nhận xét chi tiết, chuyên nghiệp cho báo cáo thực tập tốt nghiệp của trường Đại học.

---

Tags: Tuyển dụng thực tập sinh mua hàng, Thực tập sinh thu mua, Purchasing Intern, Procurement Intern, Thực tập sinh Logistics, Việc làm thu mua chuỗi cung ứng, Tuyển dụng thực tập sinh SAP, Sourcing Intern, Tìm việc thực tập sinh mua hàng Hà Nội, Thực tập sinh mua hàng TP.HCM, Học việc thu mua, Trợ lý thu mua, Supply Chain Intern, Intern mua sắm doanh nghiệp.

---

Từ khoá tìm kiếm: Purchasing Intern, Thực tập sinh Mua hàng, Tuyển dụng thực tập sinh Thu mua, Procurement Intern, Thực tập sinh Chuỗi cung ứng, Logistics and Supply Chain Intern, Tìm việc thực tập thu mua TP.HCM, Thực tập sinh mua hàng tiếng Anh, Tuyển dụng Purchasing Intern Hà Nội, Thực tập sinh mua hàng quốc tế, Sourcing Assistant Intern.

Share