MÔ TẢ CÔNG VIỆC: THỰC TẬP SINH MUA SẮM (PURCHASING INTERN)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối chuỗi cung ứng tương lai" – vị trí Thực tập sinh Mua sắm (Purchasing Intern). Bạn không chỉ đơn thuần là người hỗ trợ các công việc hành chính, mà là mắt xích khởi đầu quan trọng giúp tối ưu hóa chi phí vận hành, bảo đảm dòng chảy vật tư và hàng hóa của doanh nghiệp luôn liên tục, ổn định và đạt chất lượng cao nhất.

Trong vai trò này, sự nhạy bén với các con số, tư duy logic khi phân tích giá cả, kỹ năng thương lượng nhã nhặn nhưng quyết đoán, cùng tinh thần kỷ luật trong quản lý chứng từ chính là những giá trị cốt lõi bạn sẽ được rèn luyện và đóng góp cho tổ chức. Nếu bạn là một bạn trẻ đam mê lĩnh vực Quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain), Logistics hoặc Ngoại thương, mong muốn được nhúng mình vào môi trường thực tế chuyên nghiệp, năng động và đòi hỏi sự chính xác cao, chúng tôi rất hào hứng chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Hỗ trợ quy trình Đặt mua hàng & Quản lý đơn hàng (PR/PO Process)

* Tiếp nhận và xử lý yêu cầu: Tiếp nhận các Yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition - PR) từ các phòng ban nội bộ (Sản xuất, Hành chính, IT, Marketing...). Hỗ trợ kiểm tra tính hợp lý, thông số kỹ thuật, số lượng và thời gian cần đáp ứng của hàng hóa/dịch vụ yêu cầu.
* Khởi tạo Đơn mua hàng: Thực hiện soạn thảo và khởi tạo các Đơn mua hàng (Purchase Order - PO) trên hệ thống phần mềm quản lý của công ty (ERP/SAP/Oracle) hoặc theo biểu mẫu chuẩn dưới sự hướng dẫn của Quản lý trực tiếp.
* Theo dõi tiến độ đơn hàng: Liên hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp để xác nhận đơn hàng, cập nhật và giám sát lộ trình giao hàng (Lead time). Kịp thời cảnh báo cho các bộ phận liên quan nếu có nguy cơ chậm trễ tiến độ giao nhận.
* Hỗ trợ giao nhận và kiểm định: Phối hợp với bộ phận Kho vận (Warehouse) và bộ phận Kiểm soát chất lượng (QA/QC) để đối chiếu số lượng, tình trạng vật lý của hàng hóa khi nhập kho so với các điều khoản trên PO.

2. Khảo sát thị trường & Tìm kiếm nhà cung cấp mới (Sourcing & Market Research)

* Thu thập thông tin thị trường: Thực hiện nghiên cứu, cập nhật biến động giá cả của các nhóm nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ văn phòng hoặc thiết bị kỹ thuật theo yêu cầu của phòng mua sắm.
* Tìm kiếm nhà cung cấp (Supplier Sourcing): Khai thác các nguồn thông tin (Internet, triển lãm thương mại, danh bạ doanh nghiệp, mạng lưới đối tác) để tìm kiếm và lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng trong và ngoài nước.
* Gửi và thu thập báo giá (RFQ): Soạn thảo thư mời báo giá (Request for Quotation - RFQ), gửi đến các nhà cung cấp và theo dõi để thu nhận báo giá đúng hạn.
* Lập bảng so sánh giá (Comparison Sheet): Tổng hợp dữ liệu từ các báo giá nhận được vào file Excel chuyên dụng, phân tích các chỉ số (đơn giá, chi phí vận chuyển, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng, chính sách bảo hành) để hỗ trợ Chuyên viên mua hàng đưa ra quyết định lựa chọn tối ưu nhất.

3. Quản lý hồ sơ, Chứng từ & Phối hợp thanh toán (Documentation & Admin Support)

* Lưu trữ hồ sơ khoa học: Thực hiện phân loại, sắp xếp và lưu trữ toàn bộ hồ sơ mua sắm bao gồm: Hợp đồng nguyên tắc, PO, biên bản bàn giao, hóa đơn tài chính, chứng nhận xuất xứ/chất lượng (CO/CQ) một cách hệ thống (cả bản cứng và folder online).
* Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ thanh toán: Đối chiếu ba bên (3-way matching) giữa Đơn mua hàng (PO), Phiếu giao hàng/Phiếu nhập kho (GRN) và Hóa đơn mua hàng (Invoice). Soạn thảo hồ sơ đề nghị thanh toán gửi sang bộ phận Kế toán đảm bảo tính chính xác và đúng hạn.
* Cập nhật cơ sở dữ liệu (Database): Định kỳ cập nhật thông tin liên hệ của nhà cung cấp, bảng giá hiện hành, danh mục hàng hóa thiết yếu vào hệ thống quản lý dữ liệu chung của phòng mua sắm.

4. Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp & Duy trì mối quan hệ (Supplier Management)

* Hỗ trợ đánh giá định kỳ: Tham gia thu thập ý kiến phản hồi từ các phòng ban sử dụng trực tiếp về chất lượng sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp. Tổng hợp số liệu về tỷ lệ giao hàng đúng hẹn, tỷ lệ hàng lỗi để hỗ trợ xây dựng báo cáo đánh giá năng lực nhà cung cấp (Vendor Evaluation).
* Giải quyết tranh chấp ban đầu: Hỗ trợ tiếp nhận các phản hồi về lỗi sản phẩm, thiếu hụt số lượng hoặc sai lệch quy cách từ phía kho bãi, sau đó chuyển thông tin và cùng Chuyên viên mua hàng làm việc với nhà cung cấp để thống nhất phương án đổi trả, đền bù hoặc xử lý kỹ thuật.

5. Báo cáo định kỳ và các công việc bổ trợ khác

* Thực hiện báo cáo: Lập các báo cáo tuần, báo cáo tháng về tiến độ mua sắm, các khoản tiết kiệm chi phí đạt được (Saving report) hoặc các vấn đề phát sinh nổi cộm trong quá trình mua hàng dưới sự giám sát của Trưởng bộ phận.
* Hỗ trợ các dự án cải tiến: Tham gia đóng góp ý kiến và thực hiện các nhiệm vụ được phân công trong các dự án tối ưu hóa quy trình mua sắm, số hóa hệ thống quản trị cung ứng của công ty.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ: Sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành: Quản trị Chuỗi cung ứng (Supply Chain), Logistics, Kinh tế đối ngoại, Thương mại quốc tế, Quản trị kinh doanh, Tài chính - Kế toán hoặc các ngành kinh tế liên quan.
* Thời gian làm việc: Ưu tiên ứng viên có thể thực tập toàn thời gian (Full-time) từ thứ Hai đến thứ Sáu (hoặc tối thiểu 4 ngày/tuần), kéo dài liên tục từ 3 đến 6 months để đảm bảo hiệu quả tiếp thu công việc.
* Kinh nghiệm: Không yêu cầu kinh nghiệm chuyên môn sâu. Tuy nhiên, việc từng tham gia các hoạt động ngoại khóa, câu lạc bộ, hoặc có kinh nghiệm làm các công việc bán thời gian liên quan đến dịch vụ khách hàng, hành chính, quản lý kho là một lợi thế lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Năng lực ngoại ngữ: Khả năng đọc hiểu tài liệu thương mại, hợp đồng bằng tiếng Anh tốt (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên). Biết thêm các ngoại ngữ khác như tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Nhật là một điểm cộng vượt trội phục vụ cho mảng mua hàng nhập khẩu (Global Sourcing).
* Thành thạo tin học văn phòng: Đặc biệt là kỹ năng sử dụng Microsoft Excel (thành thạo các hàm dò tìm Vlookup, Index/Match, hàm điều kiện If, Pivot Table để xử lý, phân tích dữ liệu lớn). Khả năng thiết kế slide báo cáo bằng PowerPoint rõ ràng, mạch lạc.
* Tư duy số liệu tốt: Nhạy bén với giá cả, có khả năng tính toán nhanh, chính xác các chi phí cấu thành nên giá vốn sản phẩm (tổng chi phí sở hữu - TCO).
* Kỹ năng giao tiếp và thương lượng cơ bản: Khả năng trình bày ý kiến mạch lạc, tự tin khi trao đổi điện thoại hoặc email với nhà cung cấp. Biết lắng nghe và bước đầu biết cách đặt câu hỏi khai thác thông tin khi đàm phán giá cả.

Phẩm chất cá nhân:

* Trung thực và chính trực (Integrity): Đây là phẩm chất tối quan trọng và là quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp bắt buộc đối với nhân sự ngành Mua sắm (Purchasing/Procurement) do đặc thù tiếp xúc trực tiếp với ngân sách và nhà cung cấp.
* Cẩn thận và tỉ mỉ (Detail-oriented): Độ chính xác cao trong việc kiểm tra các điều khoản hợp đồng, thông số kỹ thuật sản phẩm, con số trên hóa đơn để tránh các rủi ro pháp lý và tài chính cho công ty.
* Tự chủ và chủ động (Proactive): Có tinh thần tự học hỏi cao, chủ động tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề phát sinh trước khi tìm kiếm sự trợ giúp từ cấp trên.
* Khả năng chịu áp lực và quản lý thời gian: Có khả năng đa nhiệm (multitasking), sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các đầu việc để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn (KPIs về thời gian đáp ứng mua hàng).
* Tinh thần làm việc nhóm (Teamwork): Sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp, có thái độ hợp tác tích cực với các phòng ban khác trong doanh nghiệp.

---

Quyền lợi:

* Mức lương hỗ trợ (Stipend): Nhận khoản trợ cấp thực tập hàng tháng cạnh tranh (dao động từ 3.000.000 VNĐ - 5.000.000 VNĐ tùy theo số ngày công làm việc) cùng hỗ trợ phụ cấp gửi xe, ăn trưa tại canteen công ty.
* Đào tạo thực tế (On-the-job Training): Được dẫn dắt trực tiếp (1-on-1 mentoring) bởi các Chuyên viên mua hàng/Trưởng phòng Mua sắm giàu kinh nghiệm. Được đào tạo bài bản về quy trình mua sắm chuyên nghiệp theo chuẩn quốc tế, kỹ năng đàm phán thương lượng, cách lập và quản lý hợp đồng thương mại.
* Trải nghiệm công nghệ: Cơ hội tiếp cận và thực hành trực tiếp trên các hệ thống quản trị doanh nghiệp hàng đầu thế giới như SAP, Oracle, Fast ERP... nâng cao giá trị hồ sơ năng lực cá nhân.
* Cơ hội phát triển sự nghiệp: Đánh giá năng lực sau kỳ thực tập để chuyển đổi thành Nhân viên chính thức (Full-time employee) nếu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và công ty có định biên nhân sự.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, khang trang với nét văn hóa doanh nghiệp cởi mở, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích đổi mới sáng tạo.
* Phúc lợi nội bộ: Tham gia vào các hoạt động gắn kết nội bộ, Teambuilding, các buổi Workshop chia sẻ kiến thức chuyên môn và kỹ năng mềm do công ty tổ chức định kỳ.
* Chứng nhận thực tập: Được công ty cung cấp thư xác nhận thực tập, hỗ trợ số liệu, đóng mộc tròn đỏ pháp lý cho báo cáo thực tập tốt nghiệp.

---

Tags:

Thực tập sinh mua sắm, Tuyển dụng Purchasing Intern, Thực tập sinh Logistics, Sourcing Intern, Tìm việc mua hàng, Trợ lý mua sắm, Thực tập sinh chuỗi cung ứng, Procurement Intern, Việc làm Purchasing Hà Nội, Tuyển dụng mua hàng TP.HCM, Thực tập sinh xuất nhập khẩu, Học việc mua hàng, Đào tạo mua sắm doanh nghiệp.

---

Từ khoá tìm kiếm:

Thực tập sinh Purchasing, Purchasing Intern, Thực tập sinh Mua hàng, Procurement Intern, Thực tập sinh Chuỗi cung ứng, Supply Chain Intern, Thực tập sinh Logistics, Hỗ trợ mua hàng, Sourcing Intern, Tuyển dụng thực tập sinh mua sắm, Việc làm Purchasing không kinh nghiệm, Thực tập sinh xuất nhập khẩu, Tìm việc thu mua.

Share