MÔ TẢ CÔNG VIỆC: THỰC TẬP SINH VẬN HÀNH KINH DOANH (SALES OPERATIONS INTERN)

---

TỔNG QUAN VAI TRÒ

Trong bối cảnh nền kinh tế số phát triển vượt bậc, sự thành công của một đội ngũ kinh doanh không chỉ phụ thuộc vào kỹ năng thuyết phục khách hàng của các chiến binh sales, mà còn dựa vào một bệ phóng vận hành vững chắc, khoa học và tối ưu. Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kỹ sư vận hành hệ thống kinh doanh" – vị trí Thực tập sinh Vận hành Kinh doanh (Sales Operations Intern).

Bạn không phải là người trực tiếp đi gặp gỡ khách hàng để chốt hợp đồng, nhưng bạn chính là "bộ não hậu phương", là người thiết lập bản đồ chiến lược, tối ưu hóa các công cụ công nghệ và khơi thông các dòng chảy dữ liệu. Bạn là mắt xích quan trọng đảm bảo mọi quy trình từ tiếp cận khách hàng, quản lý phễu bán hàng (sales pipeline), phân tích chỉ số hiệu suất (KPIs) cho đến vận hành hệ thống CRM (Customer Relationship Management) luôn diễn ra thông suốt, chính xác và hiệu quả nhất.

Sự nhạy bén với các con số, tư duy logic mạnh mẽ khi thiết lập quy trình, sự tỉ mỉ trong quản trị dữ liệu và khả năng làm việc liên phòng ban chính là những giá trị cốt lõi bạn sẽ mang lại và đồng thời cũng là những kỹ năng bạn sẽ được mài giũa sắc bén tại đây. Nếu bạn là một người trẻ đam mê phân tích dữ liệu, yêu thích việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh bằng công nghệ và mong muốn đặt những viên gạch đầu tiên cho sự nghiệp trong một môi trường năng động, chuyên nghiệp và đòi hỏi sự chính xác cao, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Quản trị Dữ liệu và Hệ thống CRM (Data & CRM Administration)

* Vận hành và Giám sát dữ liệu: Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra tính chính xác và cập nhật liên tục luồng dữ liệu khách hàng trên hệ thống CRM (HubSpot, Salesforce, Zoho hoặc CRM nội bộ). Đảm bảo không có dữ liệu rác, trùng lặp hoặc sai lệch thông tin.
* Phân bổ tài nguyên (Lead Distribution): Thực hiện quy trình phân bổ khách hàng tiềm năng (leads) cho đội ngũ nhân viên kinh doanh theo đúng quy chuẩn, khu vực địa lý, dòng sản phẩm hoặc phân khúc khách hàng đã được quy định sẵn.
* Hỗ trợ kỹ thuật CRM: Tiếp nhận các yêu cầu hỗ trợ từ đội ngũ kinh doanh liên quan đến lỗi hệ thống CRM, hướng dẫn nhân viên mới sử dụng phần mềm, thiết lập tài khoản và phân quyền truy cập theo đúng chức năng nhiệm vụ.
* Chuẩn hóa dữ liệu định kỳ: Tiến hành làm sạch dữ liệu (data cleaning), chuẩn hóa định dạng số điện thoại, email, thông tin doanh nghiệp định kỳ hàng tuần/hàng tháng để phục vụ cho các chiến dịch tiếp thị và bán hàng.

2. Phân tích Số liệu và Lập Báo cáo Hiệu suất (Analytics & Reporting)

* Xây dựng báo cáo định kỳ: Tổng hợp dữ liệu từ hệ thống để lập các báo cáo doanh thu, hiệu suất bán hàng của từng cá nhân/đội nhóm theo ngày, tuần, tháng, quý dưới sự hướng dẫn của Trưởng bộ phận Sales Operations.
* Đo lường các chỉ số sức khỏe kinh doanh (Sales Health Metrics): Theo dõi sát sao các chỉ số quan trọng như: tỷ lệ chuyển đổi (conversion rate), thời gian trung bình đóng một giao dịch (sales cycle length), giá trị trung bình trên một đơn hàng (average deal size) và tỷ lệ khách hàng rời bỏ (churn rate).
* Trực quan hóa dữ liệu (Data Visualization): Sử dụng các công cụ hỗ trợ như Microsoft Excel (Pivot Table, Power Query), Google Sheets, Power BI hoặc Tableau để biến các bảng số liệu khô khan thành các biểu đồ trực quan, dễ hiểu, giúp ban lãnh đạo dễ dàng đưa ra quyết định chiến lược.
* Phân tích xu hướng: Nhận diện các xu hướng mua hàng của khách hàng, các điểm nghẽn trong phễu bán hàng (bottlenecks) và đưa ra các cảnh báo sớm cho đội ngũ quản lý kinh doanh.

3. Tối ưu hóa Quy trình và Phối hợp Liên phòng ban (Process Optimization & Cross-functional Collaboration)

* Đánh giá quy trình hiện tại: Tham gia vào việc quan sát, sơ đồ hóa (mapping) quy trình bán hàng hiện tại từ bước tiếp cận đầu tiên đến bước chăm sóc sau bán hàng nhằm tìm ra các bước thừa thãi, rườm rà gây lãng phí thời gian của nhân viên sales.
* Đề xuất giải pháp tự động hóa (Automation): Đề xuất và thử nghiệm các giải pháp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại (ví dụ: tự động gửi email xác nhận, tự động tạo nhiệm vụ trên CRM, tự động nhắc nhở lịch gọi lại cho khách hàng).
* Cầu nối thông tin: Đóng vai trò là cầu nối thông tin giữa bộ phận Kinh doanh (Sales) với các bộ phận khác như Marketing (đảm bảo chất lượng lead bàn giao), Bộ phận Chăm sóc khách hàng (Customer Success), Bộ phận Tài chính - Kế toán (đối chiếu công nợ, doanh thu) và Bộ phận Phát triển Sản phẩm.
* Xây dựng tài liệu hướng dẫn (Standard Operating Procedures - SOPs): Soạn thảo và cập nhật các tài liệu hướng dẫn quy trình vận hành chuẩn cho đội ngũ sales, đảm bảo mọi thành viên mới hay cũ đều tiếp cận thông tin nhất quán.

4. Hỗ trợ Hành chính Kinh doanh và Quản trị Công cụ (Sales Enablement & Admin Support)

* Quản lý kho tài liệu bán hàng: Sắp xếp, lưu trữ và cập nhật các tài liệu bán hàng (sales kit, báo giá, biểu mẫu hợp đồng, slide giới thiệu sản phẩm) trên các nền tảng dùng chung của công ty (Google Drive, OneDrive).
* Hỗ trợ tính toán hoa hồng (Incentive & Commission Support): Hỗ trợ kiểm tra dữ liệu doanh thu thực tế của từng nhân viên kinh doanh để làm cơ sở cho bộ phận nhân sự và tài chính tính toán hoa hồng bán hàng chính xác hàng tháng.
* Tổ chức các buổi đào tạo nội bộ: Hỗ trợ chuẩn bị nội dung, tài liệu và điều phối các buổi họp, buổi đào tạo kỹ năng hoặc cập nhật tính năng sản phẩm mới cho đội ngũ bán hàng.

---

YÊU CẦU VÀ ĐIỀU KIỆN

1. Học vấn và Kinh nghiệm

* Đối tượng: Sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Hệ thống Thông tin Quản lý (MIS), Công nghệ Thông tin, Kinh tế, Tài chính, Khoa học Dữ liệu hoặc các chuyên ngành có liên quan đến phân tích và vận hành doanh nghiệp.
* Kinh nghiệm: Không yêu cầu kinh nghiệm chuyên sâu, sẽ được đào tạo bài bản từ đầu. Tuy nhiên, ưu tiên những ứng viên đã từng tham gia các hoạt động nghiên cứu khoa học liên quan đến phân tích dữ liệu, hoặc từng có kinh nghiệm làm việc bán thời gian trong lĩnh vực Sales, Customer Service, Admin hoặc các hoạt động câu lạc bộ tại trường đại học.
* Thời gian làm việc: Cam kết thực tập tối thiểu 3 tháng trở lên. Ưu tiên ứng viên có thể làm việc Full-time (từ thứ 2 đến thứ 6) để đảm bảo tiến độ công việc và hiệu quả đào tạo.

2. Kỹ năng Chuyên môn (Professional Skills)

* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Đặc biệt là Microsoft Excel hoặc Google Sheets. Bạn cần thành thạo các hàm tính toán thông dụng (VLOOKUP, INDEX/MATCH, IF, COUNTIFS/SUMIFS), kỹ thuật lọc dữ liệu, sử dụng Pivot Table để tổng hợp báo cáo nhanh. Biết sử dụng Power Query, VBA hoặc Google Apps Script là một lợi thế cực kỳ lớn.
* Tư duy logic và phân tích dữ liệu (Analytical Thinking): Có khả năng nhìn vào một bảng số liệu lớn, phát hiện ra các quy luật, sự bất thường và biết đặt câu hỏi "Tại sao số liệu lại thay đổi như vậy?".
* Khả năng tự học công nghệ: Nhanh nhạy trong việc tìm hiểu và sử dụng các phần mềm, công cụ quản lý mới (như CRM HubSpot/Salesforce, công cụ quản lý dự án Trello/Asana/ClickUp/Jira).
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh đọc hiểu tốt (đạt trình độ tương đương IELTS 6.0 hoặc TOEIC 750 trở lên) là một lợi thế lớn, do hầu hết các hệ thống phần mềm vận hành hiện đại và tài liệu kỹ thuật đều sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh.

3. Phẩm chất Cá nhân (Personal Attributes)

* Tỉ mỉ và cẩn trọng tuyệt đối (Attention to Detail): Vì bạn là người quản lý dữ liệu gốc và lập báo cáo tài chính/doanh thu cho ban giám đốc, một sai sót nhỏ ở dấu phẩy hay nhập sai một con số cũng có thể dẫn đến những quyết định sai lầm của tổ chức.
* Tinh thần chủ động và ham học hỏi (Proactive Mindset): Không ngại đặt câu hỏi, chủ động tìm kiếm giải pháp tối ưu cho những vấn đề phát sinh trong vận hành thay vì chỉ đợi giao việc gì làm việc nấy.
* Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt tốt (Communication Skills): Có khả năng giải thích các vấn đề kỹ thuật/quy trình phức tạp một cách đơn giản, dễ hiểu cho đội ngũ nhân viên kinh doanh.
* Khả năng chịu áp lực tốt và quản lý thời gian hiệu quả: Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ khi nhận được nhiều yêu cầu hỗ trợ cùng một lúc từ các phòng ban khác nhau.

---

QUYỀN LỢI

* Trợ cấp thực tập cạnh tranh: Nhận mức trợ cấp thực tập hàng tháng (từ 3.000.000đ - 5.000.000đ tùy theo năng lực và thời gian làm việc thực tế) kèm theo hỗ trợ chi phí gửi xe, trà, cà phê tại văn phòng.
* Chương trình đào tạo chuyên sâu thực chiến: Được dẫn dắt trực tiếp (1-on-1 Mentorship) bởi Trưởng bộ phận Sales Operations giàu kinh nghiệm. Bạn sẽ được học cách vận hành thực tế của các hệ thống CRM hàng đầu thế giới, học tư duy phân tích dữ liệu kinh doanh thực tế thay vì chỉ lý thuyết sách vở.
* Cơ hội trở thành nhân viên chính thức: Sau thời gian thực tập từ 3-6 tháng, những cá nhân có biểu hiện xuất sắc, đóng góp giá trị lớn cho đội ngũ sẽ được đánh giá để chuyển lên vị trí Nhân viên chính thức (Full-time Sales Operations Executive) với lộ trình thăng tiến rõ ràng.
* Môi trường làm việc trẻ trung, năng động và cởi mở: Môi trường làm việc khuyến khích sự sáng tạo, đổi mới và áp dụng công nghệ. Không có khoảng cách thế hệ, mọi ý kiến đóng góp của thực tập sinh đều được lắng nghe và tôn trọng.
* Cung cấp trang thiết bị hiện đại: Được cấp máy tính làm việc hoặc hỗ trợ kỹ thuật cần thiết trong suốt quá trình thực tập. Được hỗ trợ dấu mộc tròn của công ty để hoàn thiện báo cáo thực tập tốt nghiệp.
* Các hoạt động ngoại khóa đa dạng: Tham gia các buổi Team Building, liên hoan hàng tháng, các câu lạc bộ thể thao, nâng cao sức khỏe cùng toàn thể nhân viên công ty.

---

TAGS

Nhân viên vận hành kinh doanh, Thực tập sinh Sales Operations, Sales Operations Intern, Tuyển dụng Sales Ops, Thực tập sinh CRM, Phân tích dữ liệu kinh doanh, Hỗ trợ kinh doanh, Việc làm Sales Admin, Thực tập sinh kinh doanh, Quản trị hệ thống kinh doanh, Tối ưu hóa quy trình bán hàng, Việc làm phân tích dữ liệu, Thực tập sinh MIS, Phát triển hệ thống kinh doanh.

---

TỪ KHÓA TÌM KIẾM

Tuyển dụng thực tập sinh Sales Operations, Sales Operations Intern tuyển dụng, Thực tập sinh vận hành kinh doanh Hà Nội, Sales Ops Intern tuyển dụng TP.HCM, Việc làm Sales Admin intern, Thực tập sinh phân tích dữ liệu kinh doanh, Thực tập sinh CRM Salesforce HubSpot, Tìm việc làm vận hành kinh doanh, Cơ hội thực tập Sales Ops, Intern vận hành kinh doanh lương cao.

Share