MÔ TẢ CÔNG VIỆC: THỰC TẬP SINH BỘ PHẬN ĐẶT PHÒNG (RESERVATIONS INTERN)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi không tìm kiếm một người chỉ ngồi nhập liệu máy tính; chúng tôi đang tìm kiếm một "Đại sứ trải nghiệm đầu tiên" – vị trí Thực tập sinh Bộ phận Đặt phòng (Reservations Intern). Trong hành trình trải nghiệm của khách hàng tại khách sạn, bộ phận Đặt phòng chính là điểm chạm đầu tiên, đóng vai trò quyết định đến việc chuyển đổi một mối quan tâm ban đầu thành một lượt lưu trú thực tế.

Tại vị trí này, bạn là mắt xích quan trọng kết nối khách hàng với các dịch vụ đẳng cấp của chúng tôi. Bạn sẽ là người lắng nghe, thấu hiểu nhu cầu của từng đối tượng khách hàng (từ khách du lịch cá nhân, gia đình đến các đoàn khách doanh nghiệp lớn), từ đó tư vấn và cung cấp những giải pháp lưu trú hoàn hảo nhất. Sự tỉ mỉ trong việc quản trị dữ liệu trên hệ thống phần mềm quản lý khách sạn (PMS), tư duy nhạy bén khi tối ưu hóa công suất phòng thông qua các kênh phân phối trực tuyến (OTAs), và sự khéo léo, tinh tế trong giao tiếp qua điện thoại/email chính là những giá trị cốt lõi bạn sẽ được rèn luyện và mang lại cho doanh nghiệp.

Nếu bạn là một người trẻ đam mê ngành Dịch vụ Khách sạn (Hospitality), sở hữu tư duy dịch vụ hướng đến khách hàng (Guest-centric), mong muốn được đào tạo bài bản trong một môi trường làm việc chuẩn quốc tế 5 sao, đầy năng động nhưng cũng đòi hỏi sự chính xác cao, chúng tôi luôn sẵn sàng chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận và Xử lý Yêu cầu Đặt phòng (Booking Inquiries Management)

* Tiếp nhận đa kênh: Phụ trách tiếp nhận các yêu cầu đặt phòng, thay đổi hoặc hủy phòng từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm: điện thoại trực tiếp (Direct Calls), email bộ phận, hệ thống đặt phòng trực tuyến của khách sạn (Website Brand), các đại lý du lịch trực tuyến (OTAs: Booking.com, Agoda, Expedia, TripAdvisor...), các công ty lữ hành truyền thống (TA) và khách hàng doanh nghiệp (Corporate).
* Tư vấn chuyên nghiệp: Cung cấp thông tin chi tiết, chính xác và hấp dẫn về các hạng phòng, trang thiết bị đi kèm, các chương trình khuyến mãi hiện hành, chính sách giá phòng, dịch vụ ẩm thực (F&B), spa, đưa đón sân bay và các tiện ích khác của khách sạn.
* Xử lý quy trình chuẩn: Thực hiện quy trình đặt phòng theo tiêu chuẩn SOP (Standard Operating Procedure) của khách sạn, đảm bảo mọi thông tin cá nhân của khách, thời gian lưu trú, hình thức thanh toán, yêu cầu đặc biệt (phòng không hút thuốc, tầng cao, nôi em bé, chế độ ăn uống đặc biệt...) được ghi nhận đầy đủ và chính xác tuyệt đối.

2. Vận hành và Cập nhật Hệ thống Quản trị (System Operation & Data Management)

* Sử dụng phần mềm chuyên ngành: Trực tiếp thao tác và nhập liệu thông tin đặt phòng vào hệ thống Quản lý Khách sạn (PMS - Property Management System như Opera, Smile, Cloudbeds...) và hệ thống quản lý kênh phân phối (Channel Manager).
* Kiểm soát quỹ phòng (Inventory Control): Hỗ trợ giám sát tình trạng phòng trống (Room Availability) và cập nhật số lượng phòng trên các kênh bán phòng trực tuyến theo thời gian thực để hạn chế tối đa tình trạng đặt phòng vượt ngưỡng (Overbooking) hoặc sai lệch giá (Rate Parity).
* Hồ sơ khách hàng (Guest Profile): Tạo lập, cập nhật và làm sạch hồ sơ thông tin khách hàng (Guest Profile), đặc biệt lưu ý lịch sử lưu trú và sở thích cá nhân của khách hàng thân thiết (VIP, Loyal Guests) để phục vụ cho các chiến dịch cá nhân hóa dịch vụ sau này.

3. Chăm sóc Khách hàng & Giải quyết Khiếu nại Giai đoạn Tiền lưu trú (Pre-arrival Guest Relations)

* Thư xác nhận: Soạn thảo và gửi thư xác nhận đặt phòng (Booking Confirmation) chuyên nghiệp, chuẩn mực bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh cho khách hàng trong vòng tối đa 2 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu đặt phòng thành công.
* Xử lý yêu cầu phát sinh: Tiếp nhận và xử lý nhanh chóng các yêu cầu thay đổi ngày lưu trú, nâng hạng phòng (Upgrade), bổ sung dịch vụ hoặc hủy đặt phòng theo đúng chính sách hoàn/hủy (Cancellation & Refund Policy) của khách sạn.
* Giải quyết khiếu nại bước đầu: Lắng nghe, xoa dịu và phối hợp với Giám sát/Trưởng bộ phận để giải quyết các thắc mắc, phản hồi chưa hài lòng của khách hàng qua điện thoại hoặc email một cách khéo léo, lịch sự, đảm bảo giữ vững uy tín thương hiệu của khách sạn.

4. Phối hợp Liên bộ phận (Inter-departmental Coordination)

* Với bộ phận Tiền sảnh (Front Office): Cung cấp danh sách khách đến trong ngày (Arrival List), đặc biệt là danh sách khách VIP, khách đoàn (Group Booking) và các yêu cầu đặc biệt về thanh toán hoặc bố trí phòng để bộ phận Lễ tân chuẩn bị chu đáo nhất.
* Với bộ phận Buồng phòng (Housekeeping): Chuyển giao thông tin về thời gian nhận phòng sớm (Early Check-in), trả phòng muộn (Late Check-out), hoặc các yêu cầu lắp đặt thêm thiết bị (Extra bed, Baby cot) để bộ phận Buồng phòng sắp xếp nhân sự và chuẩn bị phòng kịp thời.
* Với bộ phận Kinh doanh & Tiếp thị (Sales & Marketing): Theo dõi sát sao các booking thuộc nguồn khách đoàn (GIT), khách công ty (FIT Corporate), thông báo kịp thời cho nhân viên Sales phụ trách khi có bất kỳ thay đổi nào từ phía đối tác để kịp thời xử lý hợp đồng và công nợ.
* Với bộ phận Kế toán (Finance/Accounting): Hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu thông tin thanh toán, tiền đặt cọc (Deposit), bảo lãnh thẻ tín dụng, hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) của khách hàng đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy trình kiểm soát tài chính của khách sạn.

5. Tối ưu hóa Doanh thu & Bán chéo (Revenue Maximization & Upselling)

* Nắm bắt cơ hội Upsell: Tận dụng tối đa các cuộc gọi và email trao đổi với khách hàng để khéo léo giới thiệu, thuyết phục khách nâng cấp lên các hạng phòng cao hơn (Suite, Club Lounge Access) với mức giá ưu đãi.
* Bán chéo dịch vụ (Cross-selling): Giới thiệu và bán kèm các dịch vụ gia tăng có thu phí của khách sạn như: dịch vụ xe đưa đón sân bay riêng, các gói trị liệu Spa, các set ăn tối lãng mạn tại nhà hàng, tour tham quan địa phương... nhằm gia tăng doanh thu trên mỗi phòng (RevPAR).

6. Công tác Báo cáo & Lưu trữ Hành chính (Reporting & Admin Duties)

* Báo cáo định kỳ: Hỗ trợ Trưởng bộ phận tổng hợp dữ liệu, lập các báo cáo ngày, báo cáo tuần về tình hình đặt phòng, công suất phòng dự kiến (Occupancy Forecast), doanh thu đặt phòng và tỷ lệ hủy phòng.
* Lưu trữ hồ sơ: Sắp xếp, lưu trữ toàn bộ hồ sơ đặt phòng, email trao đổi, hợp đồng đặt phòng của khách đoàn một cách khoa học, bảo mật và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
* Các công việc khác: Thực hiện các công việc hành chính văn phòng khác theo sự phân công và chỉ đạo của Giám sát Đặt phòng hoặc Trưởng bộ phận Lưu trú.

---

Yêu cầu và điều kiện:

1. Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Quản trị Khách sạn, Quản trị Dịch vụ Du lịch & Lữ hành, Ngoại ngữ (Tiếng Anh, Tiếng Trung, Tiếng Hàn, Tiếng Nhật...), Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành học có liên quan.
* Kinh nghiệm: Không yêu cầu kinh nghiệm thực tế (sẽ được đào tạo bài bản từ đầu). Tuy nhiên, có điểm cộng lớn nếu ứng viên đã từng thực tập hoặc làm việc bán thời gian tại các vị trí Chăm sóc khách hàng, Telesales, Lễ tân, hoặc Đặt phòng tại các khách sạn, resort, homestay hoặc các công ty lữ hành.

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh lưu loát (cả 4 kỹ năng Nghe - Nói - Đọc - Viết) là yêu cầu bắt buộc (tương đương IELTS 6.0 hoặc TOEIC 750 trở lên). Khả năng giao tiếp trôi chảy, phát âm chuẩn, viết email đúng văn phong công sở. Biết thêm ngoại ngữ thứ hai (Trung, Hàn, Nhật, Pháp...) là một lợi thế cạnh tranh vượt trội.
* Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại (Telephone Etiquette): Giọng nói truyền cảm, rõ ràng, không nói ngọng, không nói giọng địa phương. Có khả năng lắng nghe chủ động, thấu hiểu tâm lý khách hàng qua giọng nói để điều chỉnh tông giọng và tốc độ nói phù hợp.
* Kỹ năng viết lách: Kỹ năng soạn thảo email bằng tiếng Anh và tiếng Việt chuyên nghiệp, lịch sự, đúng cấu trúc, không sai lỗi chính tả hay ngữ pháp.
* Tin học văn phòng: Thành thạo các công cụ Microsoft Office (đặc biệt là Excel để xử lý số liệu báo cáo, Word và Outlook để giao tiếp hàng ngày). Có khả năng làm quen nhanh với các hệ thống phần mềm quản lý công nghệ mới.
* Tư duy giải quyết vấn đề: Khả năng nhận diện vấn đề nhanh chóng, tư duy logic để đưa ra các phương án xử lý linh hoạt, thấu tình đạt lý trong khuôn khổ chính sách của khách sạn.

3. Phẩm chất cá nhân:

* Tỉ mỉ và chính xác: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Một sai sót nhỏ trong việc nhập ngày nhận phòng, số lượng khách hay mức giá có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về tài chính và trải nghiệm của khách hàng. Do đó, ứng viên cần có tính cẩn thận, chi tiết trong từng thao tác nhập liệu.
* Thái độ dịch vụ (Service Mindset): Luôn đặt khách hàng làm trung tâm, có lòng hiếu khách tự nhiên (Hospitality gene), kiên nhẫn, thân thiện và luôn giữ thái độ tích cực, lịch sự ngay cả khi chịu áp lực công việc lớn hoặc đối thoại với khách hàng khó tính.
* Khả năng chịu áp lực cao (Stress Tolerance): Có khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực thời gian (xử lý nhiều cuộc gọi/email cùng lúc vào mùa cao điểm) và áp lực doanh số (khi triển khai các chương trình upsell).
* Tinh thần đồng đội & Tự giác: Có khả năng làm việc độc lập dưới sự hướng dẫn của quản lý, đồng thời có tinh thần hợp tác cao, sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp trong bộ phận và các phòng ban khác khi cần thiết.
* Chuyên nghiệp về diện mạo và tác phong: Luôn tuân thủ quy định về trang phục, diện mạo gọn gàng, tác phong nhanh nhẹn, chuyên nghiệp và đúng giờ.

---

Quyền lợi:

* Phụ cấp thực tập hấp dẫn: Hỗ trợ chi phí sinh hoạt/phụ cấp thực tập hàng tháng (mức cụ thể sẽ trao đổi trong quá trình phỏng vấn).
* Hỗ trợ ăn uống & Đồng phục: Được cung cấp bữa ăn miễn phí theo ca làm việc tại nhà ăn nhân viên (Canteen) của khách sạn; được cung cấp và giặt là đồng phục làm việc theo tiêu chuẩn.
* Đào tạo chuyên sâu: Được tham gia vào chương trình đào tạo bài bản, chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn dịch vụ khách sạn 5 sao quốc tế. Được hướng dẫn trực tiếp "cầm tay chỉ việc" bởi các anh/chị Giám sát, Trưởng bộ phận giàu kinh nghiệm trong ngành Hospitality.
* Sử dụng phần mềm thực tế: Được trực tiếp tiếp cận, thực hành và thành thạo hệ thống quản lý khách sạn hàng đầu thế giới (PMS Opera/Smile...) – một điểm cộng vàng trong hồ sơ xin việc sau này.
* Hỗ trợ tài liệu thực tập: Khách sạn hỗ trợ cung cấp số liệu, đóng dấu mộc đỏ xác nhận thực tập và nhận xét báo cáo thực tập tốt nghiệp cho sinh viên.
* Cơ hội nghề nghiệp rộng mở: Cơ hội được cân nhắc tuyển dụng trở thành nhân viên chính thức (Full-time staff) của khách sạn ngay sau khi kết thúc kỳ thực tập nếu có thể hiện xuất sắc và khách sạn có định biên nhân sự.
* Môi trường làm việc đẳng cấp: Được làm việc trong môi trường đa văn hóa, tiếp xúc với khách hàng từ khắp nơi trên thế giới; môi trường văn phòng năng động, thân thiện, cơ sở vật chất hiện đại, chuyên nghiệp.

---

Tags:

Thực tập sinh Đặt phòng, Thực tập sinh khách sạn, Tuyển dụng Reservations Intern, Việc làm Đặt phòng khách sạn, Thực tập sinh Front Office, Việc làm ngành Khách sạn Nhà hàng, Thực tập sinh ngành Du lịch, Khách sạn 5 sao tuyển dụng, Nghiệp vụ Đặt phòng, Thực tập sinh PMS Opera.

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng thực tập sinh đặt phòng khách sạn, Reservations Intern recruitment, Thực tập sinh đặt phòng tại Hà Nội/TP.HCM, Việc làm thực tập sinh khách sạn 5 sao, Hospitality internship vacancies, Học đặt phòng khách sạn thực tế, Kỹ năng đặt phòng khách sạn, Tuyển dụng bộ phận đặt phòng, Thực tập tốt nghiệp quản trị khách sạn.

Share