Mô tả công việc:

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: THỰC TẬP SINH LỄ TÂN (RECEPTION INTERN)

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ hình ảnh" – vị trí Thực tập sinh Lễ tân (Reception Intern). Bạn chính là "điểm chạm đầu tiên" đầy ấn tượng, đại diện cho giá trị cốt lõi, sự chuyên nghiệp và lòng hiếu khách của doanh nghiệp đối với mọi đối tác, khách hàng và nhân viên khi bước chân vào văn phòng. Không đơn thuần là người ngồi tại bàn trực, bạn là mắt xích quan trọng điều phối luồng thông tin, kết nối các phòng ban và hỗ trợ vận hành các hoạt động hành chính hậu cần một cách mượt mà nhất. Sự rạng rỡ trong nụ cười, tác phong nhanh nhẹn, khả năng ứng biến linh hoạt và tư duy dịch vụ chu đáo chính là chìa khóa giúp bạn thành công tại vị trí này. Nếu bạn là một bạn trẻ năng động, mong muốn xây dựng nền tảng vững chắc trong ngành dịch vụ khách hàng, quản trị hành chính và mong muốn làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, chuẩn mực, chúng tôi rất sẵn lòng chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Đón tiếp Khách hàng & Điều phối Khu vực sảnh chờ (Lobby Management)

* Tiếp đón nồng hậu: Chào đón tất cả khách hàng, đối tác, ứng viên và nhà cung cấp đến văn phòng với thái độ thân thiện, lịch sự, chuyên nghiệp theo đúng bộ tiêu chuẩn dịch vụ của công ty.
* Hướng dẫn và điều phối: Tìm hiểu nhu cầu của khách, hướng dẫn khách làm thủ tục đăng ký thông tin vào sổ hoặc hệ thống quản lý khách ra vào (Visitor Management System). Chỉ dẫn khách đến đúng phòng họp hoặc khu vực làm việc của phòng ban liên quan.
* Chăm sóc khách đợi: Thông báo kịp thời cho nhân sự tiếp đón nội bộ về sự hiện diện của khách. Trong thời gian khách chờ đợi, chủ động mời nước, trà, cà phê và giới thiệu các tài liệu truyền thông của công ty (brochure, profile doanh nghiệp) nếu có.
* Hỗ trợ ứng viên: Tiếp nhận thông tin từ bộ phận Tuyển dụng để hướng dẫn các ứng viên đến phỏng vấn điền form thông tin, ổn định chỗ ngồi và bàn giao hồ sơ cho người phỏng vấn đúng giờ.

2. Vận hành Hệ thống Tổng đài & Tiếp nhận Thông tin (Switchboard & Call Center Operations)

* Xử lý cuộc gọi: Tiếp nhận các cuộc gọi đến tổng đài chính của công ty một cách nhanh chóng (thông thường trước hồi chuông thứ ba), sử dụng đúng mẫu câu chào tiêu chuẩn.
* Sàng lọc và chuyển tiếp: Lắng nghe và phân loại nhu cầu của người gọi để chuyển máy chính xác đến các phòng ban, cá nhân liên quan. Sàng lọc và hạn chế tối đa các cuộc gọi rác, quảng cáo làm phiền doanh nghiệp.
* Ghi nhận thông tin: Trong trường hợp nhân sự nhận cuộc gọi vắng mặt, thực hiện ghi nhận lời nhắn (tên người gọi, số điện thoại, nội dung lời nhắn, thời gian) một cách chính xác và chuyển tiếp qua email ngay lập tức cho nhân sự liên quan.
* Cung cấp thông tin cơ bản: Giải đáp các thắc mắc chung của người gọi về địa chỉ văn phòng, giờ làm việc, hướng dẫn đường đi hoặc các thông tin công khai khác một cách chuẩn xác.

3. Quản lý Công tác Giao nhận, Văn thư & Bưu phẩm (Mail & Package Handling)

* Tiếp nhận thư tín: Nhận tất cả các loại thư từ, công văn, bưu phẩm, bưu kiện, hàng hóa từ các đơn vị chuyển phát nhanh, shipper hoặc bưu điện gửi đến văn phòng.
* Kiểm tra và ký nhận: Kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng nguyên vẹn của bưu phẩm, thông tin người nhận trước khi ký xác nhận vào sổ giao nhận của đơn vị vận chuyển.
* Phân loại và phân phối: Cập nhật thông tin bưu phẩm vào file theo dõi nội bộ. Chuyển phát nhanh chóng thư từ đến đúng tay cá nhân hoặc bộ phận nhận trong ngày, đặc biệt là các công văn khẩn, hóa đơn tài chính hoặc hồ sơ thầu.
* Quản lý thư đi: Hỗ trợ nhân viên trong công ty đóng gói, dán nhãn, liên hệ đơn vị vận chuyển để gửi thư từ, tài liệu ra bên ngoài. Ghi chép chi phí chuyển phát nhanh hàng tháng để đối soát với nhà cung cấp.

4. Hỗ trợ Công tác Hành chính & Quản trị Tiện ích Văn phòng (Administrative & Logistics Support)

* Quản lý phòng họp: Theo dõi lịch đặt phòng họp trên hệ thống chung (Google Calendar/Outlook). Đảm bảo các phòng họp luôn trong trạng thái sẵn sàng (bàn ghế ngăn nắp, bảng viết sạch sẽ, thiết bị trình chiếu hoạt động tốt, nước uống đầy đủ) trước khi các cuộc họp diễn ra.
* Hỗ trợ văn phòng phẩm: Phối hợp cùng nhân viên Hành chính quản lý kho văn phòng phẩm, cấp phát đồ dùng văn phòng cho nhân sự mới hoặc các phòng ban định kỳ; theo dõi hạn mức sử dụng và đề xuất mua sắm bổ sung khi cần.
* Hỗ trợ hậu cần sự kiện: Tham gia hỗ trợ công tác chuẩn bị hậu cần cho các sự kiện nội bộ của công ty như sinh nhật tháng, trung thu, Giáng sinh, các buổi họp toàn thể (Town Hall), chương trình đào tạo hoặc đón tiếp đoàn thanh tra, kiểm toán.
* Cấp phát công cụ: Hỗ trợ cấp phát thẻ xe, thẻ ra vào tòa nhà cho nhân viên mới và thu hồi thẻ đối với nhân sự nghỉ việc theo quy trình của bộ phận Nhân sự.

5. Đảm bảo Mỹ quan và Tiêu chuẩn 5S tại khu vực Tiền sảnh (Lobby Aesthetics & 5S)

* Duy trì vệ sinh sảnh: Thường xuyên kiểm tra và đảm bảo khu vực quầy lễ tân, sảnh chờ, khu vực uống nước của khách luôn sạch sẽ, gọn gàng, không có rác thải hay đồ dùng cá nhân để bừa bãi.
* Kiểm soát cơ sở vật chất: Theo dõi tình trạng hoạt động của các thiết bị tại khu vực sảnh (hệ thống đèn, điều hòa, màn hình TV quảng cáo, cây nước nóng lạnh, máy lọc không khí) và báo cáo ngay cho bộ phận Kỹ thuật tòa nhà hoặc Hành chính nếu có sự cố hư hỏng.
* Trưng bày tài liệu: Sắp xếp các ấn phẩm truyền thông, tạp chí doanh nghiệp, danh thiếp của ban lãnh đạo tại quầy lễ tân một cách khoa học, thẩm mỹ và dễ tiếp cận cho khách hàng.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ: Sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp các trường Cao đẳng, Đại học chuyên ngành: Quản trị Khách sạn, Quản trị Nhà hàng, Quản trị Kinh doanh, Ngôn ngữ Anh/Hàn/Nhật/Trung, Quan hệ Công chúng, Hành chính văn phòng hoặc các ngành liên quan khác.
* Cam kết thời gian: Có thể làm việc Full-time (từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, hoặc sáng Thứ Bảy tùy theo đặc thù văn phòng) là một lợi thế lớn. Thời gian thực tập tối thiểu cam kết từ 03 tháng trở lên để đảm bảo hiệu quả đào tạo và công việc.
* Kinh nghiệm: Không yêu cầu kinh nghiệm chuyên môn (sẽ được đào tạo bài bản từ đầu). Tuy nhiên, những ứng viên từng có kinh nghiệm làm part-time tại các vị trí tiếp xúc với khách hàng như: lễ tân khách sạn, nhân viên phục vụ, thu ngân, tư vấn viên, chăm sóc khách hàng là một lợi thế cộng thêm đáng kể.

Kỹ năng chuyên môn:

* Giao tiếp chuyên nghiệp (Communication Skills): Sở hữu giọng nói dễ nghe, truyền cảm, không ngọng, không nói giọng địa phương quá nặng. Khả năng diễn đạt gãy gọn, mạch lạc và lịch sự cả trực tiếp lẫn qua điện thoại.
* Ngoại ngữ (Language Proficiency): Khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản đến khá (tương đương TOEIC 600 trở lên hoặc IELTS 5.5 trở lên). Có khả năng tiếp đón khách nước ngoài, nghe hiểu và chuyển máy các cuộc gọi tiếng Anh một cách tự tin. Biết thêm các ngoại ngữ khác (Nhật, Hàn, Trung) là một điểm cộng lớn.
* Tin học văn phòng (MS Office Skills): Sử dụng thành thạo các công cụ tin học văn phòng cơ bản (MS Word, Excel để quản lý dữ liệu bưu phẩm, PowerPoint để hỗ trợ làm slide, Outlook/Gmail để trao đổi thông tin). Khả năng tìm kiếm thông tin trên internet nhanh nhạy.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem-Solving): Nhạy bén trong việc nhận diện vấn đề, xử lý khéo léo các tình huống phát sinh tại quầy lễ tân (ví dụ: khách hàng phàn nàn, shipper giao nhầm hàng, các sự cố nhỏ về cơ sở vật chất).
* Sắp xếp công việc (Multitasking & Time Management): Có khả năng xử lý nhiều đầu việc cùng lúc mà không bị bối rối (vừa nghe điện thoại, vừa tiếp nhận bưu phẩm, vừa hướng dẫn khách) nhờ tư duy tổ chức công việc khoa học.

Phẩm chất cá nhân:

* Diện mạo và Tác phong (Appearance & Demeanor): Ngoại hình sáng, cân đối, gương mặt khả ái và luôn giữ nụ cười rạng rỡ. Tác phong làm việc chuyên nghiệp, đi đứng nhẹ nhàng, trang phục công sở gọn gàng, lịch thiệp theo quy định.
* Thái độ hướng đến dịch vụ (Customer-Centric Mindset): Luôn đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu. Có tinh thần cầu thị, chủ động giúp đỡ người khác, lắng nghe tích cực và có sự đồng cảm cao.
* Cẩn thận và Bảo mật (Attention to Detail & Confidentiality): Tỉ mỉ trong việc ghi chép thông tin bưu phẩm, thư từ. Ý thức rõ ràng về việc bảo mật thông tin nội bộ của công ty (không tiết lộ thông tin khách ra vào văn phòng, lịch trình của ban giám đốc hay các tài liệu mật đặt tại quầy).
* Năng động và Thích nghi nhanh (Agility & Positivity): Tràn đầy năng lượng tích cực, ham học hỏi, không ngại việc và có khả năng thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi trong môi trường làm việc công sở năng động.

---

Quyền lợi:

* Trợ cấp thực tập: Nhận khoản hỗ trợ tài chính hàng tháng hấp dẫn (dao động từ 3.000.000đ - 5.000.000đ tùy theo năng lực và số ngày công làm việc thực tế) cùng hỗ trợ chi phí gửi xe tại tòa nhà.
* Đào tạo bài bản: Được tham gia khóa đào tạo định hướng nội bộ và hướng dẫn trực tiếp "1-kèm-1" bởi các chuyên gia thuộc bộ phận Hành chính Nhân sự giàu kinh nghiệm. Bạn sẽ được trang bị toàn diện các kỹ năng mềm cốt lõi: kỹ năng giao tiếp chuẩn mực thương mại (business communication), tác phong ngoại giao (business etiquette), kỹ năng xử lý khủng hoảng truyền thông/khách hàng khó tính tại sảnh.
* Cơ hội thăng tiến (Career Pathway): Sau quá trình thực tập từ 3-6 tháng, những cá nhân có biểu hiện xuất sắc, thái độ tốt và đáp ứng đầy đủ yêu cầu công việc sẽ được ưu tiên xem xét chuyển thẳng lên vị trí Nhân viên Lễ tân chính thức (Full-time) hoặc các vị trí tương đương trong khối Hành chính - Nhân sự (Admin/HR Officer), Trợ lý (Assistant) của công ty.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc tại văn phòng hạng A hiện đại, tiện nghi, không gian mở sáng tạo. Đồng nghiệp thân thiện, cởi mở, văn hóa doanh nghiệp trẻ trung, khuyến khích sự phát triển cá nhân và tôn trọng sự khác biệt.
* Trải nghiệm văn hóa: Được tham gia đầy đủ vào các hoạt động tập thể, teambuilding, các câu lạc bộ thể thao/nghệ thuật, các bữa tiệc sinh nhật tháng, lễ hội thường niên của công ty như một nhân viên chính thức.
* Chứng nhận thực tập: Được hỗ trợ đóng dấu mộc đỏ báo cáo thực tập tốt nghiệp và nhận thư giới thiệu (Letter of Recommendation) có chữ ký của Giám đốc Nhân sự – bệ phóng vững chắc cho hồ sơ xin việc tương lai của bạn.

---

Tags: Thực tập sinh lễ tân, Tuyển dụng thực tập sinh, Reception Intern, Lễ tân văn phòng, Thực tập sinh hành chính, Tuyển dụng lễ tân Hà Nội, Việc làm lễ tân TPHCM, Thực tập sinh HR-Admin, Chăm sóc khách hàng, Việc làm sinh viên mới tốt nghiệp.

Từ khoá tìm kiếm: thực tập sinh lễ tân văn phòng, tuyển dụng reception intern, thực tập sinh hành chính nhân sự, việc làm lễ tân không kinh nghiệm, thực tập lễ tân bán thời gian, tuyển dụng lễ tân tòa nhà, thực tập sinh admin, cơ hội việc làm ngành quản trị khách sạn, việc làm lễ tân tiếng anh khá.

Share