MÔ TẢ CÔNG VIỆC: EVENT INTERN

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "người kiến tạo trải nghiệm" – vị trí Thực tập sinh Tổ chức Sự kiện (Event Intern) đầy nhiệt huyết, năng động và không ngại thử thách. Sự kiện không đơn thuần là những ánh đèn rực rỡ trên sân khấu hay những tràng pháo tay của khán giả; đó là kết quả của một hành trình chuẩn bị tỉ mỉ từ những chi tiết nhỏ nhất đằng sau hậu trường. Ở vai trò Event Intern, bạn chính là "chất keo" kết nối các bộ phận, từ việc hỗ trợ lên ý tưởng sáng tạo, quản lý nhà cung cấp, chuẩn bị hậu cần cho đến việc trực tiếp tham gia vận hành tại hiện trường sự kiện. Chúng tôi không tìm kiếm những người chỉ biết làm theo chỉ thị, chúng tôi tìm kiếm những cộng sự có tư duy chủ động, khả năng thích ứng nhanh trước mọi biến động và một trái tim rực cháy đam mê với ngành công nghiệp sự kiện. Đây là bệ phóng hoàn hảo để bạn chuyển hóa những lý thuyết sách vở thành trải nghiệm thực tế sống động, học hỏi trực tiếp từ những chuyên gia đầu ngành và từng bước khẳng định bản thân trong một môi trường chuyên nghiệp, tốc độ và giàu tính sáng tạo.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Hỗ trợ Nghiên cứu, Lên ý tưởng & Xây dựng Đề xuất (Proposal Planning):
- Tham gia trực tiếp vào các buổi họp động não (brainstorming) cùng đội ngũ sáng tạo và quản lý dự án để đóng góp ý tưởng cho các chương trình, chiến dịch sự kiện của khách hàng hoặc nội bộ công ty.
- Thực hiện nghiên cứu thị trường, cập nhật liên tục các xu hướng tổ chức sự kiện mới nhất (công nghệ tương tác, xu thế thiết kế, phong cách trang trí, trào lưu giải trí của giới trẻ...) để áp dụng vào dự án.
- Thu thập thông tin, tìm kiếm tài liệu và hình ảnh minh họa (moodboard) để hỗ trợ thiết kế các concept, layout và kế hoạch tổng thể cho sự kiện.
- Hỗ trợ soạn thảo các tài liệu thuyết trình (PowerPoint/Keynote Proposal), chuẩn bị các bảng biểu dự toán ngân sách sơ bộ (Quotation) dưới sự hướng dẫn của Event Planner/Account Executive.

2. Quản lý Hậu cần & Liên hệ Nhà cung cấp (Logistics & Vendor Management):
- Tìm kiếm, khảo sát và xây dựng danh sách các nhà cung cấp dịch vụ (địa điểm, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, thiết kế thi công, in ấn, nhân sự sự kiện như MC, PG, Dancer, Band nhạc...).
- Liên hệ lấy báo giá, thương lượng các điều khoản hợp tác ban đầu và so sánh chi phí giữa các nhà cung cấp để tối ưu hóa ngân sách dự án.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, hợp đồng, giấy tờ hành chính và theo dõi tiến độ thanh toán cho các đối tác, nhà cung cấp trước, trong và sau sự kiện.
- Quản lý kho công cụ dụng cụ, trang thiết bị phục vụ sự kiện; kiểm kê số lượng, chuẩn bị và đóng gói đồ đạc đầy đủ trước khi di chuyển ra hiện trường.

3. Hỗ trợ Điều phối & Vận hành Sự kiện tại hiện trường (On-site Execution):
- Tham gia vào quá trình giám sát thi công, lắp đặt trang thiết bị (setup/bump-in) tại địa điểm diễn ra sự kiện, đảm bảo các hạng mục được hoàn thiện đúng thiết kế, đúng tiến độ và an toàn lao động.
- Hỗ trợ điều phối các hoạt động tổng duyệt (rehearsal), khớp chương trình (run-through) giữa MC, ca sĩ, khách mời và đội ngũ kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, trình chiếu.
- Đảm nhận các nhiệm vụ phân công cụ thể trong ngày diễn ra sự kiện chính thức (show-day) như: Quản lý khu vực đón khách (check-in/reception), điều phối quà tặng, hướng dẫn lối đi cho khách VIP, hỗ trợ quản lý khu vực hậu trường (backstage), chuẩn bị đạo cụ sân khấu cho từng tiết mục.
- Giám sát việc tháo dỡ thiết bị (dismantling/bump-out), dọn dẹp hiện trường và bàn giao mặt bằng cho đơn vị quản lý địa điểm sau khi sự kiện kết thúc, đảm bảo không thất thoát tài sản của công ty và khách hàng.

4. Quản lý Khách mời & Truyền thông Sự kiện (Guest Relations & Communication):
- Hỗ trợ soạn thảo danh sách khách mời, gửi thư mời điện tử (e-invitation) hoặc thư mời giấy, thực hiện các cuộc gọi xác nhận tham dự (RSVP) và tổng hợp số lượng khách chính thức.
- Phối hợp với bộ phận Thiết kế và Truyền thông để chuẩn bị các ấn phẩm truyền thông cho sự kiện như: backdrop, standee, photobooth, hashtag cầm tay, bộ quà tặng (giftset), thẻ ban tổ chức.
- Hỗ trợ quản lý và chăm sóc khách mời, đối tác, nghệ sĩ tại sự kiện, đảm bảo họ nhận được sự tiếp đón chu đáo và chuyên nghiệp nhất.

5. Báo cáo & Hoàn thiện Thủ tục sau Sự kiện (Post-event Administration):
- Thu thập các dữ liệu liên quan đến sự kiện bao gồm: số lượng người tham dự, hình ảnh, video clip, phản hồi của khách hàng và các chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs).
- Hỗ trợ viết báo cáo nghiệm thu dự án (Post-event Report), đánh giá những điểm thành công và các bài học kinh nghiệm cần rút ra cho những sự kiện tiếp theo.
- Hoàn thiện các thủ tục thanh quyết toán với nhà cung cấp, đối chiếu hóa đơn chứng từ và bàn giao cho bộ phận Kế toán xử lý.

Yêu cầu và điều kiện:

1. Học vấn/Kinh nghiệm:
- Là sinh viên năm 3, năm cuối hoặc mới tốt nghiệp các trường Đại học, Cao đẳng chuyên ngành: Quản trị Sự kiện, Quan hệ Công chúng (PR), Marketing, Truyền thông Đa phương tiện, Quản trị Kinh doanh, Du lịch - Khách sạn hoặc các ngành liên quan.
- Ưu tiên những ứng viên từng có kinh nghiệm tham gia tổ chức các sự kiện tại trường học, câu lạc bộ, các hoạt động tình nguyện hoặc đã từng thực tập ở vị trí tương đương tại các Agency tổ chức sự kiện/truyền thông quảng cáo.
- Có khả năng thực tập toàn thời gian (Full-time) hoặc tối thiểu 4 ngày/tuần là một lợi thế lớn để đảm bảo tiến độ công việc và sự kiện.

2. Kỹ năng chuyên môn:
- Sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng cơ bản: MS Word, MS Excel (quản lý ngân sách, checklist), MS PowerPoint (thiết kế slide proposal thuyết trình).
- Khả năng sử dụng tiếng Anh tốt (nghe, nói, viết) là một điểm cộng lớn, giúp giao tiếp với khách hàng nước ngoài và nghiên cứu các tài liệu xu hướng quốc tế.
- Khả năng viết lách tốt, hành văn mạch lạc để hỗ trợ soạn thảo kịch bản MC (MC script), kịch bản chương trình (agenda), nội dung email gửi khách hàng hoặc nội dung truyền thông sự kiện.
- Biết sử dụng cơ bản các phần mềm thiết kế (Canva, Photoshop, Illustrator) hoặc phần mềm cắt ghép video đơn giản (CapCut, Premiere) là một lợi thế lớn giúp chủ động trong công việc.
- Kỹ năng tìm kiếm và tổng hợp thông tin nhanh nhạy trên Internet và các nền tảng mạng xã hội.

3. Phẩm chất cá nhân:
- Tinh thần trách nhiệm cực kỳ cao: Luôn bám sát công việc được giao, không ngại khó ngại khổ và luôn nỗ lực hoàn thành mục tiêu đúng hạn.
- Sự tỉ mỉ, cẩn thận và chú ý đến chi tiết: Một sự kiện thành công được tạo nên từ hàng ngàn chi tiết nhỏ; sự bất cẩn trong chuẩn bị có thể dẫn đến sự cố lớn trên sân khấu.
- Khả năng chịu áp lực và quản lý thời gian xuất sắc: Ngành sự kiện có cường độ làm việc cao, giờ giấc linh hoạt (thường xuyên phải làm việc ngoài giờ, cuối tuần hoặc ban đêm theo lịch sự kiện). Bạn cần có một thể lực tốt và tinh thần thép để thích ứng.
- Linh hoạt và tư duy giải quyết vấn đề (Problem-solving mindset): Luôn chủ động tìm phương án dự phòng (Plan B, Plan C) và bình tĩnh xử lý các tình huống phát sinh ngoài ý muốn tại hiện trường.
- Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm vượt trội: Biết lắng nghe, truyền đạt thông tin rõ ràng, hòa đồng và dễ dàng kết nối với các thành viên trong đội ngũ cũng như các đối tác bên ngoài.
- Tư duy thẩm mỹ tốt, yêu thích cái đẹp, sự sáng tạo và luôn tràn đầy năng lượng tích cực.

Quyền lợi:
- Mức trợ cấp thực tập cạnh tranh hàng tháng (xứng đáng với năng lực và đóng góp) kèm hỗ trợ chi phí gửi xe, ăn trưa hoặc chi phí đi lại khi đi công tác/chạy sự kiện bên ngoài.
- Được đào tạo bài bản, "cầm tay chỉ việc" từ các Senior Event Manager, Producer, Creative Director giàu kinh nghiệm trong ngành truyền thông - sự kiện.
- Trải nghiệm thực tế 100%: Được trực tiếp tham gia vào toàn bộ quy trình tổ chức các sự kiện quy mô lớn, đa dạng loại hình (Hội nghị, Triển lãm, Gala Dinner, Concert, Launching Event, Team Building...) của các thương hiệu hàng đầu.
- Cơ hội phát triển và thăng tiến rõ rệt: Sau quá trình thực tập từ 3 đến 6 tháng, những cá nhân xuất sắc có thái độ và năng lực tốt sẽ được đánh giá và giữ lại làm nhân viên chính thức (Event Executive) không cần qua thử việc.
- Làm việc trong môi trường sáng tạo, trẻ trung, năng động, không gò bó; văn hóa doanh nghiệp cởi mở, khuyến khích mọi cá nhân tự do bày tỏ quan điểm và ý tưởng sáng tạo.
- Được tham gia vào các hoạt động nội bộ của công ty: Happy Hour thứ Sáu hàng tuần, Team Building, Year End Party, các buổi Workshop chia sẻ kiến thức chuyên môn nội bộ.
- Được cung cấp dấu mộc thực tập và hỗ trợ số liệu, tài liệu cần thiết để hoàn thành báo cáo thực tập/luận văn tốt nghiệp.

Tags: Thực tập sinh sự kiện, Event Intern, Tuyển dụng Event Intern, Thực tập sinh tổ chức sự kiện, Việc làm sự kiện, Event Coordinator Intern, Thực tập sinh truyền thông sự kiện, Hỗ trợ điều phối sự kiện, Tuyển dụng thực tập sinh Marketing, Event Agency Intern.

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng Event Intern Hà Nội / TP.HCM
Thực tập sinh tổ chức sự kiện không yêu cầu kinh nghiệm
Tuyển dụng thực tập sinh Event Agency
Việc làm Event Intern bán thời gian / toàn thời gian
Thực tập sinh điều phối sự kiện (Event Coordinator Intern)
Học việc tổ chức sự kiện lương hỗ trợ tốt
Tìm việc Event Intern tại các công ty truyền thông
Thực tập sinh PR & Event tuyển dụng mới nhất

Share